Het belangrijkste om te onthouden
Een vrijwilliger die schade veroorzaakt is verplicht die schade te vergoeden. Dit geldt ook voor organisaties. Ook organisaties kunnen aansprakelijk gesteld worden voor schade die ze veroorzaken. Dat gaat dan voornamelijk om schade veroorzaakt door vrijwilligers en goederen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Een bijzondere groep vrijwilligers zijn bestuurders ook die kunnen aangesproken worden op het vergoeden van financiële schade voor de organisatie. Dat gebeurt wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur.
Veel gestelde vragen (FAQ)
Hieronder volgen de antwoorden op veel gestelde vragen. Wij hebben geprobeerd deze antwoorden zo duidelijk mogelijk te maken zonder in juridisch jargon te vervallen. Staat het door jou gezochte antwoord er niet bij? Kijk dan bij de verdieping of stel je vraag op Vraag en deel.
Vraag en Deel
De vrijwilliger veroorzaakt schade
Bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden kan een vrijwilliger al dan niet opzettelijk schade toebrengen aan een derde of aan de organisatie waar hij werkzaam is. Bij het opzettelijk toebrengen van schade, zoals stelen van materiaal, is en blijft de vrijwilliger zelf aansprakelijk. Maar ook als de schade niet opzettelijk wordt toegebracht, kan de vrijwilliger als particulier aansprakelijk zijn. Of de vrijwilliger of de organisatie aansprakelijk is voor de schade zal per situatie moeten worden bekeken. Als de vrijwilliger in opdracht of onder regie van de organisatie werkt kan de organisatie aansprakelijk zijn voor de schade van de vrijwilliger.
Of een organisatie aansprakelijk is voor de schade van de vrijwilliger is afhankelijk van de relatie tussen vrijwilliger en organisatie. Wanneer de relatie tussen vrijwilliger en organisatie veel overeenkomsten vertoont met een arbeidsovereenkomst dan zal de organisatie eerder aansprakelijk zijn dan wanneer het vrijwilligerswerk los-vast is geregeld. Zeker wanneer daarbij de grens tussen vrijwilligerswerk en privésfeer haast niet te trekken is.
Verkeerd advies
In het specifieke geval dat een vrijwilliger goed bedoeld advies geeft maar dat niet blijkt te kloppen en ernstige financiële gevolgen heeft voor de hulpvrager, zal al snel de aansprakelijkheidskwestie gaan spelen. Is de vrijwilliger individueel aansprakelijk of is de organisatie aansprakelijk. Omdat het de verantwoordelijkheid is van de organisaties dat de vrijwilligers goed geïnformeerd zijn over welke adviezen wel en welke niet gegeven mogen worden zal de aansprakelijkheid in eerste instantie bij de organisaties liggen. Blijkt dat de vrijwilliger bij het advies willens en wetens zich niet aan de afspraken gehouden te hebben dan kan de vrijwilligers persoonlijk aansprakelijk gesteld worden.
Schade door auto vrijwilliger
Als een vrijwilliger bij het uitvoeren van de activiteiten de eigen auto gebruikt en schade aan een ander veroorzaakt, zal eerst de WAM- verzekering (Wettelijke Aansprakelijkheid Motorrijtuigen) van de vrijwilliger worden aangesproken. Daarbij maakt het niet uit of de persoon op dat moment als vrijwilliger actief was. Iedere bezitter van een motorrijtuig is namelijk wettelijk verplicht om zich te verzekeren voor aansprakelijkheidsrisico’s ten aanzien van het motorrijtuig. Is het motorrijtuig van de organisatie en maakt de vrijwilliger daar gebruik van dan zal de WAM-verzekering van de organisatie worden aangesproken, als er schade is ontstaan. Ook de bestuurder is namelijk gedekt met deze verzekering. Maar let op: als de vrijwilliger door een eigen fout schade lijdt, keert de WAM niets uit. Als vrijwilligers vaak met de (eigen) auto op pad zijn, kan het voordelig zijn om een apart polis Bijzondere voorwaarden Schadeverzekering af te sluiten.
Bestuurdersaansprakelijkheid
Voor bestuurders van een rechtspersoon gelden er bijzondere aansprakelijkheidsbepalingen. In principe is een rechtspersoon zelf aansprakelijk voor zijn schulden maar dit verandert als er sprake is van onbehoorlijk bestuur. Als een bestuurder zijn taak niet behoorlijk heeft vervuld en hem daarvan een ernstig verwijt kan worden gemaakt, kan de bestuurder jegens de organisatie op grond van artikel 2:9 BW (externe link) aansprakelijk zijn voor de schade die het gevolg is van dit verwijtbare onbehoorlijke bestuur. Van een ernstig verwijt is bijvoorbeeld sprake als een bestuurder (financiële) verplichtingen namens de rechtspersoon aangaat in de wetenschap dat de rechtspersoon deze hoogstwaarschijnlijk niet zou kunnen nakomen. Ook het niet- naleven van statutaire bestuursverplichtingen die de rechtspersoon beschermen, kan een ernstig verwijt opleveren. Hiervoor kan de bestuurder hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld wat betekent dat zij zelf de schulden van de organisatie moet voldoen.
Daarnaast geldt dat ook collega-bestuurders aansprakelijk kunnen worden gesteld als zij verwijtbaar en nalatig zijn geweest in het treffen van maatregelen. Een duidelijke taakverdeling tussen de bestuursleden kan het aansprakelijkheidsrisico ten aanzien van collega-bestuurders aanzienlijk verminderen. Maak dus altijd een duidelijke taakverdeling en leg deze ook op schrift vast. In de voorbeelden van onbehoorlijk bestuur kunt u meer lezen over onbehoorlijk bestuur en aansprakelijkheid en mogelijke actiepunten. U kunt ook de checklist aansprakelijkheid bestuurders van non-profitorganisaties raadplegen.
Schade bij vrijwilligers
Wanneer een vrijwilliger schade ondervindt als gevolg van het vrijwilligerswerk kan deze de opdrachtgever aansprakelijk stellen daarvoor. Dat kan op basis van een wetsartikel waarin de zorgplicht van de werkgever wordt toegelicht. Dat artikel zegt dat een werkgever die tekort schiet in zijn zorgplicht tegenover de werknemer aansprakelijk is voor de schade die de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden lijdt. Dit geldt ook voor vrijwilligers. Wanneer een vrijwilliger reguliere activiteiten voor de organisaties doet is de organisatie verplicht ervoor te zorgen dat de werkzaamheden veilig gedaan kunnen worden.
Voorbeeld 1. Opdrachtgever aansprakelijk
Tijdens het plaatsen van verlichting op het dak van kerk is en vrijwilliger van de klusgroep van een parochie van het dak gevallen. De rechter heeft de uiteindelijk bepaald dat de parochie de schade van de vrijwilliger moet vergoeden. Ondanks dat het parochiebestuur geen opdracht heeft gegeven voor het plaatsen van de verlichting. Het feit dat de vrijwilliger met goedkeuring onderdeel uitmaakten van de klusgroep heeft tot gevolg dat de parochie een zorgplicht heeft voor de vrijwilliger en heeft daarom vergelijkbare positie als een werknemer en is afhankelijk van de veiligheidsmaatregelen die de parochie treft. Nu de vrijwilliger betrokken raakt bij een ongeval, heeft hij recht op dezelfde bescherming als de gewone werknemer. Dit betekent dat de ‘werkgever’ aansprakelijk is voor de schade die de vrijwilliger lijdt. Om die zelfde reden is de ‘werkgever’ ook aansprakelijk voor schade die de vrijwilliger veroorzaakt. Tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.
Voorbeelden van onbehoorlijk bestuur
Wij hebben voor jou enkele voorbeelden van kennelijk onbehoorlijk bestuur op een rijtje gezet:
- Financiële verplichtingen aangaan zonder behoorlijke voorbereidingen te treffen. Bijvoorbeeld door een aannemer opdracht te geven een nieuw clubhuis te bouwen zonder dat je hebt uitgezocht hoeveel dat gaat kosten en hoe je de bouw gaat financieren. Zorg ervoor dat deze zaken van tevoren op papier staan.
- Financiële verplichtingen aangaan waarvan je weet dat de rechtspersoon deze hoogstwaarschijnlijk niet zal kunnen nakomen.
- Opzettelijk ontvangen rekeningen niet betalen of op selectieve wijze bepaalde crediteuren wel betalen en andere niet.
- Opzettelijk zaken en verplichtingen verwaarlozen of zaken uit nonchalance verwaarlozen omdat men geen zin heeft of zaken vergeet.
- Informatie achterhouden. Niet alleen met betrekking tot jouw leden maar ook ten aanzien van de belasting en jouw crediteuren. Bijvoorbeeld door de gemeente niet te informeren dat je de rekening voor de huur van de sporthal niet kunt betalen.
- Geen zicht hebben op inkomsten en uitgaven, de kredietbewaking verwaarlozen en toch uitgaven doen.
- Geen zicht hebben op voorzienbare risico’s en je daar niet tijdig tegen indekken. Bijvoorbeeld een vereniging die een evenement gaat organiseren zonder dat zij zich vooraf voor extra uitgaven indekt. De vereniging kan niet achter zeggen; “Ik zit dik in de rode cijfers omdat ik het evenement moest organiseren”. Behoorlijk bestuur betekent dat je op dat moment had moeten besluiten het evenement af te blazen omdat je onvoldoende financiële middelen tot je beschikking had.
- De kredietwaardigheid van je sponsors en andere contractpartners niet controleren. Bijvoorbeeld wanneer je niet vooraf checkt of je sponsor in staat is, het toegezegde bedrag ook te betalen. Je kunt de kredietwaardigheid checken door een jaarrekening op te vragen of een garantie te vragen.
- De kwaliteit van het bestuur onvoldoende waarborgen. Bijvoorbeeld door een penningmeester in het bestuur op te nemen die onvoldoende capaciteiten heeft om de functie goed te vervullen waardoor er een financiële wanorde ontstaat.
- De meldingsplicht verzuimen. Je moet een schuld, al dan niet verwijtbaar melden aan het hoogste orgaan binnen uw organisatie. Bij verenigingen is dat de algemene vergadering. Het gaat hierbij om schulden van € 10.000,- en meer. Deze schuld zul je ook moeten melden bij de belastingdienst, premieheffende instanties, pensioenfondsen en schuldeisers (indien van toepassing).
Naast het vermijden van onbehoorlijk bestuur, kun je aansprakelijkheid voorkomen door ervoor te zorgen dat:
- De rechtspersoon staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en dat de statuten in een notariële akte zijn vastgelegd.
- Bestuursleden over voldoende kwaliteiten beschikken. Dit betekent niet dat zij alles direct moeten kunnen. Maar wel dat zij een goede opleiding krijgen en voldoende begeleid worden.
- Bestuursleden hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden kennen. Maak omschrijvingen van bestuurstaken en bestuursbevoegdheden en leg de volmacht om namens de organisatie op te treden vast. Laat nieuwe bestuursleden ook tekenen voor ontvangst van de statuten en het huishoudelijk reglement.
- Procedures voor het doen van uitgaven, het tekenen daarvoor, het kasbeheer en budgetbeheer zijn beschreven.
- De uitvoering van het kas- en budgetbeheer en de controle daarvan gescheiden zijn. De penningmeester mag bijvoorbeeld niet zelf in de kascontrolecommissie zitten.
- Er jaarverslagen worden gemaakt en laat die bij verenigingen door de algemene ledenvergadering goedkeuren en tekenen.
- Er een begroting wordt gemaakt en laat die bij verenigingen door de algemene ledenvergadering goedkeuren.
- Voor bijzondere uitgaven specifiek de goedkeuring van de ledenvergadering wordt gevraagd.
- Deelnemers of hun ouders voor akkoord tekenen bij deelname aan bijzondere activiteiten. Bijvoorbeeld als je met de jeugdleden van je vereniging op kamp gaat.
- Er notulen van de vergaderingen worden gemaakt.
- Er décharge over het gevoerde beleid aan het bestuur wordt verleend. Het bestuur van een vereniging moet na afloop van iedere jaar over het door hen gevoerde beleid verantwoording afleggen aan de algemene ledenvergadering. Als de algemene vergadering het gevoerde beleid goedkeurt, dan kan zij gelijktijdig aan het bestuur decharge verlenen. Dat wil zeggen dat zij vindt dat het bestuur zijn taak over het betreffende jaar behoorlijk heeft vervuld en het bestuur ontheft van verdere verantwoording over dat jaar. Dit heeft tot gevolg dat de vereniging het verenigingsbestuur daarna niet meer aansprakelijk kan stellen voor het over de betreffende periode gevoerde beleid. Dit geldt alleen voor zover de feiten juist zijn vermeld. Daarnaast heeft een dechargebesluit alleen een interne werking. Derden, buiten jouw vereniging, hoeven zich niets van de decharge aan te trekken en kunnen je nog steeds aansprakelijk stellen voor de schade die is veroorzaakt door onbehoorlijk handelen.
Dit is geen volledige opsomming maar het geeft je wel een beeld van de mogelijke acties die je kunt ondernemen om de risico’s op aansprakelijkheid te beperken.
Checklist bestuursaansprakelijkheid
Aan de hand van onderstaande vragen kun je kijken of er redenen zijn om actie te ondernemen. Is het antwoord ‘ja’ dan kun je de vragen aanvinken. Heb je één of meerdere vragen met ‘nee’ beantwoord en niet aangevinkt dan is het verstandig om daarop actie te ondernemen.
Algemeen
o Heeft de organisatie notarieel goedgekeurde statuten en staat je organisatie ingeschreven in de registers van de Kamer van Koophandel?
o Ben je bekend met alle terreinen waarop jouw organisatie risico’s loopt en die kunnen leiden tot niet-begrote uitgaven of tot het niet ontvangen van begrote inkomsten?
o Zijn er op elk van deze risicoterreinen voldoende maatregelen genomen door jou of door de verantwoordelijke medebestuurder? Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
o Ben je zelf volledig in staat om je bestuurstaak te vervullen en kun je overzien of jouw collegabestuurders aan hun verplichtingen voldoen?
o Bent u er zeker van dat het door uw medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt?
o Is de besluitvorming van ‘gevoelige’ onderwerpen, waarover binnen het bestuur overeenstemming bestaat en/of waarvoor door het toezichthoudend orgaan toestemming is gegeven, uitvoerig schriftelijk vastgelegd (onder andere in notulen)?
o Als ‘gevoelige’ onderwerpen een risico voor uw organisatie kunnen vormen, heb je dan aan het bestuur en het toezichthoudend orgaan je bezwaren bekendgemaakt? Heb je maatregelen genomen of verzocht om maatregelen?
o Als het antwoord op de vorige vraag ‘ja’ is en er wordt geen actie ondernomen, ben je er dan zeker van dat je nog kunt aanblijven als bestuurder?
Formaliteiten
o Ben je bekend met de inhoud van de statuten van jouw organisatie? Houdt je daar ook rekening mee, met name voor wat betreft de regels inzake vertegenwoordiging (bijvoorbeeld: Voorafgaande goedkeuring toezichthoudend orgaan) en de doelomschrijving?
o Is/wordt aan alle formaliteiten voldaan, die nodig zijn voor de totstandkoming en handhaving van jouw organisatie?
Administratie en openbaarmaking financiële gegevens
o Is jouw organisatie verplicht om de balans of andere financiële gegevens bij het handelsregister openbaar te maken? Zo ja: wordt er op tijd en volgens deze regels aan de verplichtingen voldaan?
o Beschikt jouw organisatie over een administratie, die in overeenstemming is met de omvang van jouw organisatie? Geeft die administratie voldoende inzicht in de financiële positie van jouw organisatie?
o Zijn organisatorische maatregelen genomen om te zorgen dat de administratie blijft voldoen aan de gestelde eisen? Bijvoorbeeld door controle van een externe deskundige?
Financieel gezond?
o Kan jouw organisatie aan haar betalingsverplichtingen ten opzichte van de fiscus, bedrijfsvereniging, pensioenfonds en dergelijke voldoen? Zo nee: heb je tijdig betalingsonmacht gemeld volgens de regels?
o Is te voorzien dat jouw organisatie niet aan haar verplichtingen ten opzichte van andere schuldeisers kan voldoen? Zo ja: is er faillissement aangevraagd?