Vrijwillige Bestuurssecretaris

De bestuurssecretaris (m/v) ondersteunt de directeur bij het uitvoeren van de ambtelijke ondersteuning van het bestuur. Het gaat dan om het bewaken van de integrale procesgang, het realiseren van optimale afstemming van lopende en komende zaken teneinde bij te dragen aan de adequate voorbereiding en besluitvorming van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering (ALV) van NOV. Het bestuur vergadert zes keer per jaar en er vindt twee keer per jaar een ALV plaats.

Taken

  • Het in overleg met de voorzitter van het bestuur en de directeur opstellen van de agenda voor de bestuursvergaderingen en de ALV;
  • Het bijwonen van de bestuursvergaderingen en ALV, maken van de notulen en actielijst van deze vergaderingen;
  • Het opstellen en bewaken van de jaarplanning, de daarbij behorende deadlines en het aanleveren van de vergaderstukken van het bestuur en ALV;
  • Geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de directeur in het kader van de taak.

Verantwoordelijkheden

  • Voorbereiden, plannen, uitvoeren en volgen van de bestuurlijke processen en de besluitvorming van beleid;
  • Voorbereiden en redigeren van vergaderstukken en andere communicatie met en voor het bestuur;
  • Inhoudelijk voorbereiden van de vergaderingen van het bestuur en ALV, deze vergaderingen notuleren en het bewaken van de deadlines en de actiepunten.

 

Profiel van de bestuurssecretaris

De gezochte secretaris beschikt over:

  • Plezier en motivatie om bij te dragen aan NOV en een aanvullende kracht te zijn in de werkorganisatie;
  • Aantoonbaar werk- en denkniveau voor de genoemde taken;
  • Ervaring met besturen en in het zijn van een vereniging, met de daarbij behorende logistieke processen.
  • Analytisch en conceptueel vermogen in het voorbereiden en redigeren van notities.
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële, persoons- en organisatiegegevens.

De gezochte vrijwilliger is een proactief en ondernemend persoon. Is een spin in het web in de logistiek van het bestuur en de vereniging. Iemand die in afstemming met de directeur de juiste prioriteiten stelt.
De bestuurssecretaris is iemand die gemakkelijk met de verschillende actoren in de vereniging communiceert, hij legt snel contacten, weet door te vragen en kan dit uitstekend verwoorden. Is integer en heeft gevoel voor procedures, structuren en voor mensen.

Meedenken over de functie

Omdat het een nieuwe vrijwilligersfunctie is zal hij in de loop van de tijd verder vorm en inhoudelijke aanscherping kunnen krijgen. De secretaris zal daar zelf juist ook medeactor in zijn.

Praktische informatie

Het betreft een vrijwilligersfunctie voor globaal 8 uur in de week, met pieken in de weken voor en na de bestuursvergaderingen. Deels op het bureau van NOV en/of een andere flexwerkplek. Er is sprake van een maximale vrijwilligersregeling.

Geïnteresseerd?

Geïnteresseerden voor de functie kunnen contact opnemen met Joost van Alkemade (j.vanalkemade nov.nl, 06 10764885). Bij de aanmelding ontvangen we graag een kort cv met relevante ervaring en motivatie voor de functie.