Wie is er nu precies verantwoordelijk voor de inzet van deze vrijwilligers ?
Iedere organisatie heeft zijn eigen bedrijfsstructuur. Bijvoorbeeld, het vrijwilligerswerk zou geplaatst kunnen zijn bij de afdeling P&O, bij Welzijn, direct bij de Zorg, of bij Innovatie. Een vrijwilliger zet zich in bij een cliënt, op een afdeling, of voor een activiteit. De meeste organisaties hebben wel een coördinator of leidinggevende vrijwilligerswerk, of soortgelijke functie met een andere naam, in dienst. Deze persoon is het aanspreekpunt voor vragen over het vrijwilligerswerk, maar ook voor werving, selectie en training van vrijwilligers.
In de organisatie waar ik werk ben ik de centrale coördinator vrijwilligerswerk (zeg maar op beleidsniveau), maar in ieder huis is er ook een coördinator vrijwilligerswerk op locatie. Dit is prettig, want zo kan er ook direct op de werkplek gecoördineerd worden. Weet een kandidaat vrijwilliger al op welke locatie hij of zij vrijwilligerswerk wil doen, dan kan daar ook de intake gepland en gedaan worden. Toch is dit ook niet helemaal ideaal, want de medewerkers van de afdeling hebben het idee dat de coördinator vrijwilligerswerk verantwoordelijk is voor de vrijwilligers. En dat is vreemd, want de vrijwilliger zet zich in voor een cliënt of voor de afdeling, en juist daar moet dus ook het samenwerken tot stand komen. De vrijwilliger hoort bij het team. Zo komt het voor dat als een vrijwilliger ziek is dat er geen kaartje wordt gestuurd vanaf de afdeling want ‘de coördinator zorgt daar toch voor’. Toch is het voor de vrijwilliger veel leuker om een kaart te ontvangen van de afdeling waar hij zich inzet, en dat ook de cliënten bij het kaartje maken of schrijven betrokken zijn.
Doordat een coördinator vaak nog weer iets verder af staat van de afdeling kan er ook veel mis gaan in de communicatie. Berichten worden te laat doorgegeven of bereiken de juiste persoon helemaal niet. Vrijwilligers geven dan ook regelmatig aan dat zij niet de juiste informatie over de cliënt krijgen, terwijl ze die nodig hebben om hun vrijwilligerstaak goed uit te voeren.
Er zijn ook organisaties die werken met zelfsturende teams. Hier hebben een aantal teams heel goed door hoe het werkt, terwijl andere teams het niet lukt om vrijwilligers te binden en te boeien. Soms zie je zelfs een totale uitstroom van vrijwilligers: zij worden dan ingezet als een stel extra handen, en niet vanuit de meerwaarde van het vrijwilligerswerk. Dit is vergelijkbaar met het voorbeeld van de buurtbus: als je een vrijwillige chauffeur inzet op de ritten waar weinig passagiers gebruik van maken, dan is de taak van deze vrijwillige chauffeur niet leuk. In de zorg wordt de vrijwilliger dan ingezet op de piektijd van de zorg. De zorgmedewerkers zijn dan zo druk, dat ze niet aanwezig zijn, in de huiskamer of op de groep staat de vrijwilliger alleen of heeft geen aanspreekpunt op de werkvloer. Dit is niet prettig en zo houdt de vrijwilliger zijn taak niet lang vol. De vrijwilliger is speciaal, en dat zorgt voor de meerwaarde. Meer tijd en meer aandacht voor de cliënten. Samenwerken, ergens bij horen en gewaardeerd worden, geeft energie en maakt de taak leuk om te doen. Positionering en borging van vrijwilligerswerk in zorgorganisaties is belangrijk voor de duurzame inzet van vrijwilligers.
Toch is het niet vreemd dat zorgorganisaties op zoek zijn naar de juiste positionering. Branche- vereniging Actiz heeft bijvoorbeeld al geen portefeuille vrijwilligerswerk meer. Dit onderdeel is helemaal weggevallen. Dat is toch vreemd, zeker als je bedenkt dat er meer dan 150.000 vrijwilligers actief zijn bij de organisaties die bij deze verenging zijn aangesloten, en waar de managers juist weer zo op zoek zijn naar een goede positionering voor deze grote groep.
Mocht je nog meer informatie willen, gebruik dan de volgende link:
http://www.zorgbetermetvrijwilligers.nl/Site_ZBMV/docs/pdf/cijfers_zbmv.pdf
Rianne Burgers.