Email is de moordenaar van productiviteit, volgens dit Forbes artikel.
De voortdurende meldingen, samen met de moeilijkheid om te achterhalen welke berichten eigenlijk belangrijk zijn, kosten veel tijd van de werknemers en werken als een afleiding. Gelukkig heeft TechSoup Nederland een groot aanbod aan producten die jullie organisatie helpt om goed te communiceren en samen te werken met jouw collega's, met nauwelijks een "vriendelijke groet" in het vooruitzicht. Hieronder een overzicht van een aantal van onze favoriete samenwerkingstools:
G Suite
G Suite is Google's bundel van apps en diensten voor de werkplek. En hoewel het natuurlijk zijn populaire e-mailoplossing biedt, bevat G Suite ook Google Hangouts en een verzameling productiviteitsapps die zijn gebouwd voor een effectieve samenwerking.
Google Hangouts voorziet in vergader "kamers" waarin men kan organiseren, plannen en bestanden kan delen. Je kunt het integreren met andere Google-applicaties en gesprekken uit het verleden doorzoeken voor eenvoudige toegang tot de informatie die je nodig hebt. Als je de voorkeur geeft aan een persoonlijk gesprek, zal Hangouts Meet jou toelaten om videogesprekken te voeren met maximaal 30 personen. Bovendien kun je jouw chats doorzoeken om snel en eenvoudig de informatie te vinden die je nodig hebt uit eerdere gesprekken.
De productiviteitsapplicaties van Google omvatten Google Docs, Dia's en Bladen. Elk van deze apps wordt volledig in de cloud opgeslagen, wat betekent dat jouw documenten vanaf elke plek met een internetverbinding toegankelijk zijn. Je kunt elk document eenvoudig delen door collega's een link of e-mailuitnodiging te sturen, terwijl je de controle behoudt over de bewerkings- en commentaarrechten van iedereen die toegang heeft tot jouw werk.
G Suite is geschikt voor een breed scala aan organisaties, maar het is vooral handig als jouw medewerkers op afstand werken of met partners en vrijwilligers die niet fysiek aanwezig kunnen zijn.
Door TechSoup Nederland gevalideerde organisaties krijgen gratis toegang tot Google producten en tot specifieke diensten die Google heeft ontworpen voor non-profits, zie: https://www.techsoup.nl/nl/donors/google en https://www.google.com/nonprofits/offerings/apps-for-nonprofits/
Office 365 met Teams
Office 365 biedt cloud-gebaseerde samenwerkingsmogelijkheden voor zijn productiviteitstools, evenals Microsoft Teams. Chat en co-auteur bestanden in real time, werk op verschillende apparaten en geniet van de eenvoudige integratie met andere productiviteitstools.
Teams is een geweldig hulpmiddel bij het inkapselen van videoconferencing, chatten en samenwerken. Het is ontworpen om je te helpen effectief samen te werken door chatlogs, relevante documenten en vergadernota's in één thread bij te houden voor eenvoudige toegang. Het werkt naadloos samen met andere Microsoft-apps zoals Word, Excel en SharePoint, en met diensten van derden. Wel moet opgemerkt worden dat het alleen beschikbaar is als onderdeel van de Office 365 en Microsoft 365 nonprofit licentieplannen (inclusief de gratis licentieopties) en dat het niet apart kan worden aangeschaft.
Office 365 is zeer geschikt voor organisaties waar alle medewerkers al vertrouwd zijn met Microsoft-producten. Ook biedt Office 365 tools die native zijn voor al zijn applicaties, inclusief Outlook, die inzicht geven in hoe je productiever kunt zijn. Voor Outlook zijn dit onder andere tips over hoe je de productiviteit in jouw e-mailreacties, planning en vergadertijd kunt verhogen.
De integratie tussen Microsoft-producten leent zich ook voor een uitstekende samenwerking, en alle Office 365-applicaties bevatten samenwerkingscomponenten buiten de teams met externe doelgroepen en communities. Als verschillende leden van jullie teams echter verschillende productiviteitstools gebruiken die niet zo goed integreren met Office 365, kan dit leiden tot een beetje back-and-forth. Hoe dan ook, het is een geweldige optie voor organisaties van elke omvang die willen investeren in robuuste, slimme en intuïtieve productiviteitstools.
Door TechSoup Nederland gevalideerde organisaties krijgen toegang tot de Office 365 en Microsoft 365 nonprofit licentieplannen (inclusief de gratis licentieopties), zie: https://www.techsoup.org/products/office-365-%E2%80%93-nonprofit-cloud-subscriptions--G-49227-- en https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software
Slack
Slack is een fantastisch centraal punt om efficiënt te organiseren, te communiceren en samen te werken. In tegenstelling tot e-mailketens is het voor teamleden gemakkelijk om deel te nemen of een chat achter te laten als dat nodig is, en de threads betekenen dat gesprekken die niet voor iedereen relevant zijn, beperkt blijven tot een ruimte die geen afbreuk doet aan het project in kwestie.
De interface van Slack werkt door het creëren van kanalen. Je beslist of je jouw kanalen opdeelt per team, project of iets totaal anders. Hier bij TechSoup hebben we zelfs een aantal leuke kanalen voor mensen om foto's van hun honden of vakanties te delen en één voor medewerkers die gewoon van boba-thee houden. Gebruik de kanalen voor bedrijfsbrede aankondigingen, het delen van ideeën of gewoon voor de lol - de mogelijkheden zijn eindeloos!
Je kunt bestanden uploaden naar Slack-kanalen, wat nog makkelijker wordt door de integratie van tools zoals Google Drive, maar ook door het delen van foto's en video's. Je kunt zelfs spraak- of videogesprekken voeren en jouw scherm in realtime delen, zodat je met collega's aan de andere kant van de oceaan kunt werken alsof ze bij jou op kantoor zitten. Als het nodig is, kun je zelfs mensen van buiten de organisatie toevoegen aan Slack-kanalen om eenvoudig samen te werken met partners of vrijwilligers.
De doorzoekbare chathistorie functioneert als een soort kennisbank, die je helpt om informatie te vinden uit een eerder gesprek, de context van een eerdere beslissing te leren kennen, of om te zien of een vraag al beantwoord is.
Slack is een geweldig hulpmiddel voor elk team, maar vooral voor grotere organisaties die het delen van ideeën makkelijker en efficiënter willen maken, zonder onnodige e-mails en vergaderingen.
Het Slack for non-profits programma biedt in aanmerking komende organisaties de mogelijkheid om een werkruimte gratis of met korting te upgraden naar een betaald pakket, zie: https://slack.com/intl/en-be/help/articles/204368833-slack-for-nonprofits en https://slack.com/features
Asana
Asana is een tool voor werkbeheer die erop gericht is je te helpen bij het opstellen van tijdlijnen, het beheren van de werklast en het halen van jouw deadlines door enkele van de meest vervelende taken uit handen te nemen en al het andere intuïtiever te maken.
Wanneer je taken plant via Asana, is het niet nodig dat een projectmanager eindeloos veel vervolgmails verstuurt. Elke persoon kan gemakkelijk zijn of haar deadlines zien, en je kunt een taak als wachtend op een andere instellen om te weten wanneer hij of zij klaar is om te beginnen. Pas jouw zoekfilters aan, zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie en kies hoe je jouw workflow kunt bekijken, zodat deze gemakkelijk te begrijpen is.
Asana is een geweldig hulpmiddel voor het organiseren van projecten waarbij sprake is van interactie tussen taken, meerdere deadlines en veel mensen. Wat vroeger een administratieve nachtmerrie was, kan veel minder traumatisch worden gemaakt door het gebruik van Asana's geweldige plannings- en workflow-managementfuncties. Het is ook goed te integreren met Slack, Google Drive, Microsoft Teams en tal van andere productiviteitsapplicaties, zodat je alle relevante informatie binnen handbereik hebt.
Voor meer informatie, zie: https://www.techsoup.nl/node/4875 en https://asana.com/
Notejoy
Notejoy is een notitie app met als doel jouw werkruimte te vereenvoudigen door alle relevante documenten, notities, to-dos op één doorzoekbare plaats te bewaren en zelfs te coderen. Jullie gebruikers kunnen in real time samenwerken en hebben toegang tot notities vanaf elke webbrowser of iOS- of Android-toestel.
Notejoy kan eenvoudig worden geïntegreerd met een hele reeks andere apps om jullie samenwerking te vergemakkelijken en efficiënter te maken. Met vier verschillende versies van de tool kun je de functieset en de prijsklasse kiezen die het beste bij jullie organisatie passen.
Voor meer info, zie: https://www.techsoup.org/products/notejoy-plus-or-premium--1-year-subscription-%E2%80%93-access-to-discounted-rates--G-51386-- en https://notejoy.com/
Mijn persoonlijke ervaring
Binnen Stichting GeefGratis benutten wij zelf Office365 waarbij we voornamelijk Teams (video conferencing) en Outlook (e-mail) gebruiken om extern te communiceren en benutten we Slack om intern te communiceren. Dit laat zien dat een combinatie van bovenstaande samenwerkingstools ook mogelijk is, net waar jouw of jullie voorkeur ligt. Je krijgt als je met deze tools gaat samenwerken dus te maken met meerdere kanalen waarin samengewerkt wordt en in het begin lijkt het soms een overkill aan berichten die tot je komen maar ik kan uit ervaring aangeven dat als je er eenmaal aan gewend bent dat je beter dan voorheen overzicht hebt tot datgene wat er toe doet alhoewel je wel meer kanalen in de gaten moeten houden. Dat doe je door simpel weg alle kanalen standaard in je browser open te hebben staan. De dagelijkse werkzaamheden kan ik allemaal online via een internet browser verwerken.
Bron: https://www.techsoup.nl/node/5126