De juiste mens op de juiste plek

Wie kent niet De Wereldwinkel? Een mooie organisatie die bijdraagt aan het bevorderen van de maatschappelijke bewustwording om te komen tot een rechtvaardige mondiale samenleving. Maar dat ideële doel moet met mensen gerealiseerd worden en soms valt dat niet mee.

De voorzitter van een plaatselijke Wereldwinkel vroeg de SESAM Academie om hulp. Zijn vrijwilliger-winkelmanager zou na negentien jaar haar functie neerleggen. De vraag was of een minder kwetsbare organisatiestructuur kon worden ontwikkeld, waarin taken en verantwoordelijkheden beter waren verdeeld en meer in lijn met de kwaliteit van medewerkers.

De vraag sloot mooi aan op de leergang van de SESAM Academie die de SESAM Adviseur kort daarvoor had afgerond. Het onderwerp milieu en eerlijke handel sprak hem ook aan. Al heel snel bleek dat de taken en verantwoordelijkheden heel helder en uitvoerbaar beschreven waren. Het bestuur stond op afstand, maar niet op te grote afstand. Ze waren als portefeuillehouders gekoppeld aan de hoofdtaken van het bedrijf. Wel bestond er zorg over een goede functiescheiding, over de meer concrete onderlinge taakverdeling en over de communicatie. Zou er niet meer gebruik gemaakt moeten worden van werkgroepen?

Wat begon met de vraag naar een nieuwe organisatiestructuur bleek al snel meer om het lijf te hebben. De bestaande personele invulling vormde een belangrijk probleem. De winkelmanager ging weg en uit wat zij vertelde kwam een heel een andere vraag aan het licht. Het ging niet zo zeer om een andere organisatiestructuur, maar eigenlijk om de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen. Het bestuur had er geen idee van hoe dat moest worden aangepakt.

De SESAM Adviseur interviewde een aantal betrokkenen om te kijken waar de schoen wrong. Nadat hij met hen had gesproken en hen gevraagd had wat zij wilden, werd het eigenlijke probleem duidelijk. De opvolging van de winkelmanager kreeg een verkeerde invulling. Het bestuur vond dat de vervangend manager de winkelmanager moest opvolgen en durfde niet zo goed een ander aan te wijzen. In een gesprek met de SESAM Adviseur bleek echter dat de vervangend manager helemaal geen winkelmanager wou worden. De administratie wou ze niet kwijt, maar andere taken wilde ze wel afstaan. De ex-winkelmanager bleef betrokken bij de organisatie en werd coördinator van de vrijwilligers. Zo kwamen de juiste mensen op de juiste plek.

Met mensen schuiven in een vastzittende organisatie kan heel riskant zijn. Soms levert het een kettingreactie op die je niet kunt voorzien of wilt. In dit geval bleken de veranderingen goed uit te pakken. De onderlinge verhoudingen, die nogal waren verslechterd, zijn weer goed. Natuurlijk moest de organisatie ook een structuur hebben. Daar is ook netjes een plaatje (organigram) voor gemaakt, met alle taken erin. Dat vonden ze mooi, maar daar ging het dus niet echt om. Het ging om de mensen!

 

 

Over de SESAM Academie

De SESAM Academie verzorgt een aantal columns over verandertrajecten binnen vrijwilligersorganisaties. De SESAM Academie is een vrijwilligersorganisatie die het bevorderen van kwaliteit, professionaliteit en deskundigheid van vrijwilligersorganisaties als doel heeft. Meer informatie over de SESAM Academie vindt u op www.sesamacademie.nl