Bewaak de structuur in de organisatie

Bij veel verenigingen of stichtingen die voornamelijk door vrijwilligers worden gerund lopen de taken vaak wat door elkaar heen; ieder is bezig met zijn eigen specialismen en  voorkeuren en er is ook veel werk dat minder populair is. Als er dan andere directeur komt, blijkt er bij het bestuur behoefte aan een duidelijker taakverdeling en een betere, meer dwingende planning van de werkzaamheden.

Dit was precies wat speelde bij een Amsterdamse poëzieboekhandel annex -uitgeverij die draait op circa 30 vrijwilligers. Zij bemensen niet alleen de winkel, maar zijn ook verantwoordelijk voor de administratie, het kasbeheer, de planning en de contracten voor de exploitatie van de eigen podiumzaal (inclusief horecawerkzaamheden en licht- en geluidstechniek). Daarnaast vond het bestuur dat het beheer van de website en de PR meer aandacht nodig had.

Heldere taakverdeling

Samen met een SESAM Adviseur gingen de bestuursvoorzitter en het bestuur aan de slag met het opstellen van een plan van aanpak om tot een heldere taakverdeling te komen en de organisatie zo in te richten dat er effectiever gewerkt zou worden. Dit plan werd voorgelegd aan de vrijwilligersvergadering. De goede uitleg daar en het betrekken van alle betrokkenen bij het proces, creëerde het broodnodige draagvlak om de geplande wijzigingen door te voeren. Al te grote botsingen over de ingrijpende veranderingen werden zo voorkomen.

Bestuur en SESAM Adviseur stelden eerst een nieuw organisatieschema op samen met een nieuw organigram. Een opvallende wijziging was dat, naast de directeur en de technische medewerker voor licht en geluid, er ruimte was gekomen voor een derde beroepskracht voor de functie van bureaumanager. Daaromheen kregen alle vrijwilligers specifieke taken, omschreven in nieuwe functieprofielen en taakomschrijvingen. Doordat de nieuwe directeur en de nieuwe bureaumanager in de eigen geledingen gevonden werden, bleek de overgang naar de nieuwe aanpak een stuk eenvoudiger te zijn.

Direct effect

Na enkele maanden bleek dat de plannen uitvoerbaar waren en waren de eerste effecten in de organisatie merkbaar! Zo wordt bijvoorbeeld de bemensing bij het gebruik van de podiumzaal beter en tijdiger gepland en gecommuniceerd waardoor onaangename last minute verrassingen achterwege blijven. Bovendien geven de nieuwe functiebeschrijvingen duidelijkheid over de verschillende taken. Met die duidelijkheid is ook de rust weergekeerd.
   
Verandering is vaak lastig. Maar als een verandertraject goed begeleid wordt en er vanaf het begin gezorgd wordt voor een breed draagvlak dan kan verandering nieuwe perspectieven bieden in een veranderende wereld.

Hans Tijsmans

SESAM Adviseur Hans Tijsmans - Foto Johan Hahn

 

Over de SESAM Academie

De SESAM Academie verzorgt een aantal columns over verandertrajecten binnen vrijwilligersorganisaties. De SESAM Academie is een vrijwilligersorganisatie die het bevorderen van kwaliteit, professionaliteit en deskundigheid van vrijwilligersorganisaties als doel heeft. Meer informatie over de SESAM Academie vindt u op www.sesamacademie.nl