Toelichtingen Zelfevaluatie Onderdeel B

Veel onderwerpen in de Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld zijn vrij eenvoudig, maar soms is een toelichting of een verwijzing naar extra informatie wel handig. Op deze webpagina vind je de toelichting die horen bij Onderdeel B; het Inrichten van Vrijwilligerswerk.

 

 

 

 

Onderdeel B (inrichten)
 

 

B 1. Vrijwilligers nemen een officiële positie in binnen onze organisatie

Vrijwilligers hebben eigen taken,  en eigen verantwoordelijkheden en een eigen positie in de organisatie. Het is van belang dat de organisatie erkent en vastlegt wat de positie van vrijwilligers is. Dit levert duidelijkheid op voor iedereen in en rond de organisatie: zowel voor medewerkers en vrijwilligers, als voor bijvoorbeeld cliënten, leden en familie. Op basis van een officiële positie worden vrijwilligers erkend in wat ze doen en weten ze in grote lijnen wat er van ze verwacht wordt en waar ze invloed op uit mogen oefenen. Voor medewerkers, cliënten, leden en familie maakt een officiële positie duidelijk wat de vrijwilligers doen in de organisatie en wat er wel en niet van hen verwacht mag worden. van vrijwilligers.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Omschrijving in vrijwilligersbeleid; organogram waarin vrijwilligers zijn opgenomen; omschrijving in vrijwilligersovereenkomst; omschrijving in functieprofiel


B 2. De taakverdeling tussen vrijwilligers en beroepskrachten is duidelijk

Een duidelijke taakverdeling tussen vrijwilligers en beroepskrachten is om meerdere redenen van belang:

Het helpt bij het voorkomen van conflicten over waardering en beloning. Als vrijwilligers en beroepskrachten sterk vergelijkbare taken doen, gaat namelijk al snel de vraag spelen: waarom krijgt de een wel betaald en de ander niet?
Het laat zien hoe taken en verantwoordelijkheden van beroepskrachten en vrijwilligers op elkaar aansluiten. Hiermee voorkomt de organisatie dubbel werk, elkaar in de weg zitten of ‘witte vlekken’. Een goede aansluiting helpt bij een soepele samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; functie- of taakomschrijvingen; vacatureteksten; informatiebrochure

 

 

B 3. De taakverdeling tussen (groepen) vrijwilligers is duidelijk

Vrijwilligers kunnen verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben binnen de organisatie. Om de samenwerking, afstemming en verwachtingen tussen verschillende vrijwilligers goed te regelen, is het van belang om de onderlinge taakverdeling goed te beschrijven. Dat kan voor de hele organisatie, maar kan ook per afdeling, werkgroep of unit.

Een duidelijke taakverdeling levert niet alleen een bijdrage aan een goede samenwerking, maar levert ook inzicht op in wat er allemaal te doen is in de organisatie. Vrijwilligers die op hun taak uitgekeken raken hebben zo beter in beeld welke alternatieve werkzaamheden er binnen de organisatie voor hen zijn.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Organogram; functieomschrijvingen; vrijwilligersovereenkomst

 


B 4. Het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de algehele coördinatie van het vrijwilligerswerk

Naarmate een organisatie groter wordt, kunnen meer mensen zich bezighouden met het coördineren en begeleiden van vrijwilligers. Dit maakt de organisatie complexer en kan als gevolg hebben dat het vrijwilligersbeleid niet (consequent) wordt uitgevoerd, er ongelijkheid in rechten en plichten tussen vrijwilligers ontstaat, het onduidelijk is hoe en bij wie je conflicten moet voorleggen, het onduidelijk is hoe de organisatie op centraal niveau vrijwilligers kan ondersteunen, etc. Om dit soort risico’s goed te regelente voorkomen moet voor beroepskrachten en vrijwilligers duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de algehele coördinatie van het vrijwilligerswerk. Deze coördinator draagt zorg voor het algemeen geldende vrijwilligersbeleid, bewaakt de grenzen en verantwoordelijkheden van beroepskrachten en vrijwilligers en houdt zowel de belangen van de organisatie als de belangen van de vrijwilliger in het oog.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Aanmeldingsformulier; vrijwilligerscontract; functieomschrijvingen; vrijwilligershandboek; organogram; nieuwsbrief; opleidingsmogelijkheden/plan; inspraakprocedure; vrijwilligersbeleid heeft een plek in het algemene beleidsplanbeleidsplan waarin het vrijwilligersbeleid is opgenomen

 

B 5. Voor de vrijwilligers zijn de taken en bevoegdheden duidelijk

Vrijwilligers moeten een duidelijke taak- of functieomschrijving hebben, zodat ze kunnen weten wat van hen verwacht wordt,  en welke bevoegdheden ze hebben en zich daaraan kunnen committeren. Het moet duidelijk geregeld zijn welke taken de vrijwilliger heeft, wat deze taken inhouden, waarover de vrijwilliger bevoegd is en wie bevoegd is om zich met de (taken van) de vrijwilliger te bemoeien. Duidelijkheid over taken en bevoegdheden geeft stabiliteit en richting aan het werk van de vrijwilliger en geeft zowel de organisatie als de vrijwilliger de kans om na te gaan of de werkzaamheden op koers liggen.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Aanmeldingsformulier; vrijwilligerscontract; taak- of functieomschrijvingen; organogram; inspraakprocedure; opleidingsmogelijkheden/plan; vrijwilligershandboek


B 6. Voor de vrijwilligers zijn de werktijden en tijdsinvestering duidelijk

Vrijwilligers hebben beperkt tijd te vergeven aan het vrijwilligerswerk en hebben buiten het vrijwilligerswerk ook andere activiteiten. Duidelijkheid over de werktijden en de benodigde tijdsinvestering is zowel in de werving als in het behoud van vrijwilligers van groot belang. De vrijwilliger moet weten welke tijdsinvestering verwacht wordt en of dat past in de wensen en beschikbaarheid. Daarnaast heeft de organisatie duidelijkheid nodig over werktijden en beschikbaarheid van de vrijwilliger om de werkzaamheden praktisch te kunnen organiseren in bijvoorbeeld roosters en koppels en om zicht te hebben of er voldoende capaciteit is voor de werkzaamheden van vrijwilligers.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Vrijwilligerscontract; vrijwilligersfolder of -brochure; rooster; vrijwilligersbrochure; passage in vrijwilligersbeleid; passage in vrijwilligershandboek; functieomschrijving


B 7. Voor de vrijwilligers zijn de benodigde kennis en vaardigheden duidelijk

Om te zorgen dat ‘de juiste vrijwilliger op de juiste plaats’ aan het werk is, is het van belang om duidelijk te maken welke kennis en vaardigheden een vrijwilliger moet hebben om een bepaalde taak of functie uit te voeren. Wat moet een vrijwilliger ‘kennen en kunnen’ om goed te functioneren?

Het gaat hierbij enerzijds om eventueel noodzakelijke diploma’s of certificaten, en anderzijds om competenties, zoals het kunnen omgaan met mensen, empathisch vermogen of met een groep kunnen werken.

Wanneer een bepaalde taak, bijvoorbeeld scheidsrechter, een diploma vereist is dit een harde eis of het hebben van een rijbewijs bij vervoer. Soms geldt er ook een minimale leeftijdseis, bijvoorbeeld voor het schenken van alcohol. Andere eisen zijn minder hard. In de begeleiding moeten afspraken worden gemaakt over het leerproces en deze moeten van tijd tot tijd worden geëvalueerd.

Duidelijkheid over benodigde kennis en vaardigheden zorgt ervoor dat vrijwilligers weten wat er van hen verwacht wordt. Dit helpt bij het werven van de ‘juiste vrijwilliger’ en maakt taken en functies uitdagend. De organisatie wordt hiermee aantrekkelijk voor nieuwe vrijwilligers. Voor cliënten en hun omgeving zorgt het ervoor dat ze kunnen vertrouwen op de kwaliteit van de vrijwilligers. Dit kan helpen bij het verwerven van nieuwe cliënten, maar ook bij het verwerven van fondsen.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; functieprofielen; intakeformulier; vacatureteksten; kopieën van diploma’’s en/of ; certificatenat en ID-kaart in het dossier van de vrijwilliger; scholingsbeleid

 

 

B 8. Onze organisatie heeft duidelijk hoe zij vrijwilligers werft en selecteert

Vrijwilligers werven gaat over het algemeen beter met een plan. Dit plan kan onderdeel zijn van het vrijwilligersbeleid, maar kan ook in een apart document worden vastgelegd. In het plan kan worden beschreven voor welke vrijwilligersfuncties en -taken en wordt geworven en hoeveel vrijwilligers er gezocht worden, wat de eisen en criteria zijn, welke middelen en kanalen er worden ingezet, welk budget er beschikbaar is, wie er verantwoordelijk is voor welke wervingsactiviteit, wat de organisatie de vrijwilliger te bieden heeft, etc.

Ook voor vrijwilligersorganisaties die weinig moeite hoeven te doen voor het werven van vrijwilligers is dit van belang. Zij kunnen zich met een duidelijk wervings- en selectiebeleid meer richten op welk type vrijwilligers zij willen werven of bijvoorbeeld streven naar meer diversiteit of juist vrijwilligers die aansluiten bij de doelgroep waarmee ze werken.

Naast de wervingsactiviteiten kan de organisatie ook beschrijven hoe de verdere selectieprocedure eruit ziet. Vindt er een intakegesprek gesprek plaats en hoe wordt dat vormgegeven; wordt er gewerkt met een intakeformulier; hoe worden vrijwilligers aangenomen of afgewezen; is een VOG noodzakelijk en hoe is de procedure daarvoor; zijn er (verplichte) inwerk- of scholingsactiviteiten; wordt er gewerkt met een proefperiode en hoe wordt die afgesloten, etc.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Wervingsplan; passage in vrijwilligersbeleid; vacatureteksten; wervingsfolder


B 9. Het is duidelijk waar de vrijwilligers medezeggenschap over hebben

Medezeggenschap kan over praktische zaken zoals activiteiten gaan, maar ook over de organisatiestrategie. De vorm waarin vrijwilligers kunnen meepraten of meebeslissen kan heel verschillend zijn: van informeel en ongeorganiseerd zoals een praatje tijdens de koffiepauze tot formeel en georganiseerd via vergaderingen van de medezeggenschapsraad, op initiatief van de vrijwilliger of georganiseerd door de organisatie. Medezeggenschap kan bijdragen aan betere besluitvorming in de organisatie, beter geïnformeerde vrijwilligers en een hogere betrokkenheid bij vrijwilligers.

Een organisatie kan in haar (vrijwilligers)beleid vastleggen over welke onderwerpen vrijwilligers medezeggenschap hebben, wie het initiatief tot medezeggenschap mag nemen en wat de status van de medezeggenschap is: van informeren tot meebeslissen. Ook kan er eventueel worden vastgelegd welke specifieke vrijwilligers medezeggenschap hebben, en op basis waarvan: bijvoorbeeld gekozen leden van een medezeggenschapsraad of vertegenwoordigers van teams. Daarnaast kan worden vastgelegd via welke middelen en kanalen vrijwilligers medezeggenschap hebben, bijvoorbeeld via een ideeënbus, inloopuren bij de coördinator, vrijwilligersvergaderingen, een medezeggenschapsraad, een poll op de besloten vrijwilligerswebsite, etc.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; passage in vrijwilligershandboek; governancecode van de organisatie; notulen en verslagen van vrijwilligersbijeenkomsten en/of een medezeggenschapsraad


B 10. In onze organisatie is duidelijk wat ongewenst gedrag is en hoe daarmee wordt omgegaan

Een organisatie heeft de plicht om te vermijden dat mensen last hebben van ongewenst gedrag zoals agressie, pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie of grensoverschrijdend gedrag. Dit kan een organisatie bijvoorbeeld doen door het instellen van een protocol ongewenst gedrag, een klachtenregeling en een vertrouwenspersoon. Alle beroepskrachten en vrijwilligers moeten op de hoogte zijn van en toegang hebben tot de procedure waarmee ongewenst gedrag wordt tegengegaan. De procedure kan worden vastgelegd in een apart protocol ongewenst gedrag, maar kan ook onderdeel zijn van een personeelshandboek, vrijwilligersbeleid of vrijwilligershandboek. De organisatie moet vastleggen welke vormen van gedrag (ten opzichte van wie) ongewenst zijn, welke maatregelen of sancties worden getroffen in welke situatie, hoe de klachtenbehandeling is geregeld, hoe vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd, hoe de informatievoorziening is geregeld, etc. Een regeling rondom ongewenst gedrag moet in alle gevallen systematisch zijn en in de praktijk worden toegepast.

Van belang is dat er aandacht is voor wat ongewenst gedrag is vanuit de verschillende posities binnen de organisatie: van vrijwilligers, beroepskrachten en van cliënten/deelnemers/leden ten opzichte van elkaar en/of onderling.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Protocol ongewenst gedrag; passage in personeelshandboek; passage in vrijwilligersbeleid; passage is vrijwilligershandboek; meldingsformulieren; folder over regeling ongewenst gedrag


B 11. In onze organisatie is duidelijk hoe conflicten tussen vrijwilligers (en eventuele beroepskrachten) worden behandeld

Waar mensen samenwerken kunnen conflicten ontstaan. Dat kan tussen vrijwilligers onderling zijn, maar ook tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Het is van belang dat vrijwilligers en beroepskrachten binnen de organisatie weten bij wie zij terechtkunnen als een meningsverschil of conflict niet in onderling overleg opgelost kan worden. In een klachtenprocedure kan worden vastgelegd wat de partijen die bij het conflict betrokken zijn zelf kunnen doen om tot een oplossing te komen, en hoe en via welke partijen het conflict opgeschaald moet worden als een onderlinge oplossing niet mogelijk blijkt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Personeelshandboek; passage in vrijwilligersbeleid; passage in vrijwilligershandboek; gedragscode; conflictenprotocol; folder

 

B 12. Onze organisatie heeft financiële middelen voor het regelen en waarderen van het vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk is onbetaald, maar aan het regelen van de voorwaarden voor vrijwilligerswerk zijn wel degelijk kosten verbonden. Denk daarbij aan kosten voor beroepskrachten die zich inzetten voor vrijwilligers, administratie, werving en behoud, materialen, een vrijwilligersuitje, een kerstpakket, koffie en thee, scholing, inwerken, reiskostenvergoeding, vacatiegelden, etc. Om duurzaam vrijwilligerswerk te organiseren zal de organisatie deze kosten in beeld moeten brengen en moeten begroten.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Begroting; budgetten; jaarplan; passage in het vrijwilligersbeleid

 

 

B 13. Onze organisatie heeft een onkostenvergoeding voor vrijwilligers

Veel organisaties willen dat het vrijwilligers zelf geen geld kost om vrijwilligerswerk te doen. In het vrijwilligersbeleid kan vastgelegd worden om kosten te vergoeden. Dit kan op basis van werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten of op basis van een vast bedrag voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden, de zogenaamde forfaitaire vergoeding. Voor vrijwillige bestuursleden kunt u vastleggen dat zij naast hun onkostenvergoeding ook vacatiegeld ontvangen. Dat is een vergoeding voor de vervulling van hun bestuursfunctie. Voor kosten voor het openbaar vervoer en voor kosten voor het gebruik van de eigen auto kunt u reiskostenvergoeding geven. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist, moeten er kaartjes of een print van de OV-chipkaart overlegd worden. Bij het gebruik van de eigen auto kunnen  vrijwilligers de werkelijke kosten van een auto per kilometer vergoed krijgen.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; passage in vrijwilligershandboek; procedure onkostenvergoeding; declaratieformulier


B 14. Onze organisatie heeft een (aanvullende) WA-verzekering voor vrijwilligers

Tijdens vrijwilligerswerk kan schade ontstaan. Vrijwilligerswerk brengt daarmee aansprakelijkheidsrisico’s met zich mee. In principe hebben alle Nederlanders (en dus ook vrijwilligers) een particuliere aansprakelijkheidsverzekering, die over het algemeen de schade zal dekken. Echter: niet alle particuliere aansprakelijkheidsverzekeringen bieden dekking voor schade die is ontstaan binnen het vrijwilligerswerk, en wat gebeurt er als de vrijwilliger aansprakelijk wordt gesteld en geen particuliere aansprakelijkheidsverzekering heeft? Daarvoor kan de organisatie een aanvullende aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers afsluiten, die kan worden aangesproken als geen andere verzekering de schade dekt. Hiermee wordt het risico op aansprakelijkheid én kosten voor vrijwilligers afgedekt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Vrijwilligershandboek; polisblad aanvullende aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers


B 15. Onze organisatie heeft een ongevallenverzekering voor vrijwilligers

Een particuliere verzekering dekt niet automatisch de kosten die lichamelijk letsel, opgelopen tijdens het vrijwilligerswerk, met zich mee brengt. Op dit risico voor de vrijwilliger af te dekken, kan de organisatie een ongevallenverzekering afsluiten. Een ongevallenverzekering keert ongeacht wie aansprakelijk is een vast bedrag uit als iemand iets overkomt en andere verzekeringen de kosten niet dekken. Hiermee wordt het risico op kosten voor vrijwilligers afgedekt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligershandboek; polis blad ongevallenverzekering


B 16. Onze organisatie heeft relevante extra verzekeringen voor vrijwilligers

Naast de aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers en de ongevallenverzekering kan de organisatie nog andere, extra verzekeringen afsluiten. De wenselijkheid hiervan hangt samen met het type risico’s dat het vrijwilligerswerk met zich meebrengt. Voorbeelden van verzekeringen die nuttig kunnen zijn, zijn een rechtsbijstandsverzekering (een particuliere rechtsbijstandverzekering biedt vaak geen dekking tijdens het vrijwilligerswerk), een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (een bestuurslid kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld tijdens bestuurswerk), een Bijzondere voorwaarden Schadeverzekering (als de vrijwilliger tijdens het vrijwilligerswerk in zijn eigen auto door eigen fout schade veroorzaakt, dekt de particuliere Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen de schade niet) en een evenementenverzekering (grotere activiteiten brengen specifieke risico’s met zich mee, die niet altijd door reguliere verzekeringen gedekt worden).

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligershandboek; polisblad


B 17. Onze organisatie helpt vrijwilligers als er onverzekerde kosten zijn door een calamiteit

Het werken met vrijwilligers betekent ook het reserveren van financiële middelen voor onvoorziene kosten. Vrijwilligers zetten zich vrijwillig en onbetaald in, maar mogen niet met een kostenpost (tenzij met opzet veroorzaakt) blijven zitten mocht er iets mis gaan. In de meeste gevallen zal er een beroep gedaan kunnen worden op de Vrijwilligersverzekering of op één van de andere verzekeringen, maar wat als dit niet het geval is? Denk bijvoorbeeld aan de fiets van een vrijwilliger die tijdens het vrijwilligerswerk gestolen wordt en waarbij er geen twee fietssleutels overlegd kunnen worden. De verzekering keert in dit geval niet uit, maar toch wil je als organisatie ook niet dat de vrijwilliger (volledig) voor deze kosten opdraait. In hoeverre zijn er middelen om hierin tegemoet te komen?

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Opname in begroting; bij ‘rechten en plichten’ in het vrijwilligersbeleid; correspondentie met vrijwilligers