Toelichtingen Zelfevaluatie Onderdeel A

Veel onderwerpen in de Zelfevaluatie Vrijwillige Inzet Goed Geregeld zijn vrij eenvoudig, maar soms is een toelichting of een verwijzing naar extra informatie wel handig. Op deze webpagina vind je de toelichting die horen bij Onderdeel A; het Richten van Vrijwilligerswerk.

 

 

 

 

Onderdeel A (Richten)

 

 

 

A 1. Onze organisatie heeft een doelstelling

Vrijwel iedere organisatie heeft vastgelegd waar zij voor staat (de missie) en waar zij voor gaat (de visie). De missie en visie brengen op een bondige manier onder woorden wat de hoofddoelstelling van de organisatie is, wat de organisatie wil bereiken en betekenen ‘in de wereld’. De hoofddoelstelling geeft daarmee betekenis en richting aan wat beroepskrachten en vrijwilligers doen voor de organisatie. Daarmee kan de hoofddoelstelling mensen inspireren en motiveren om zich voor de organisatie en het doel in te zetten.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Statuten; meerjarenbeleidsplan; strategienota; jaarplan; vrijwilligersbeleid

 

 

 

A 2. Onze organisatie heeft duidelijk omschreven welke bijdrage vrijwilligers kunnen leveren aan het bereiken van onze doelstelling

In organisaties die alleen met vrijwilligers werken zal deze vraag wellicht minder van belang zijn, maar Met name voor organisaties die met beroepskrachten én vrijwilligers werken geldt dat zij er doen er goed aan doen het resultaat van de bijdrage van vrijwilligers duidelijk te omschrijven. Alleen als de organisatie weet welke bijdrage vrijwilligers leveren aan het realiseren van de doelstelling, kan zij duidelijk maken vanuit welke visie vrijwilligers worden ingezet (stelling A3) en kan zij duidelijk maken wat het onderscheid is tussen betaald en onbetaald werk (stelling A4).

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Statuten; meerjarenbeleidsplan; strategienota; jaarplan; vrijwilligersbeleid


 

A 3. Onze organisatie zet vrijwilligers in vanuit een duidelijke visie

Een organisatie doet er goed aan duidelijk te hebben waarom zij met vrijwilligers werkt: is het als aanvulling, is het voor klusjes die blijven liggen, of is het een (principiële) keuze om voornamelijk of geheel met vrijwilligers te werken? Het is van belang om hierover na te denken omdat ‘vrijwilligerswerk gratis maar niet voor niets is’. Het kost geld om vrijwilligerswerk mogelijk te maken en vrijwilligers doen hun werk onbetaald, maar willen wel zien dat hun werk waarde heeft. Voor vrijwilligers is het van belang dat zij weten wat de gedachte is achter de keuze voor het werken met vrijwilligers, en welke meerwaarde de organisatie ziet in de inzet van vrijwilligers. Een duidelijke visie is niet alleen waardevol voor vrijwilligers, maar geeft de organisatie ook een goed verhaal naar de buitenwereld, bijvoorbeeld naar financiers en samenwerkingspartners. Bovendien helpt een duidelijke visie bij het maken van keuzes maken over welke taken door beroepskrachten en welke taken door vrijwilligers gedaan worden.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Vrijwilligersbeleid; beleidsstuk; folder voor vrijwilligers; website

 

 

 

A 4. In onze organisatie bestaat in algemene zin een duidelijk onderscheid tussen betaald werk en vrijwilligerswerk

In een organisatie die werkt met beroepskrachten (betaald werk) en vrijwilligers (onbetaald werk) is het om meerdere redenen van belang om duidelijk vast te leggen welk onderscheid er is tussen ‘betaald’ en ‘onbetaald’. De twee belangrijkste redenen zijn:

  • Duidelijk verdelen en beleggen van verantwoordelijkheden zorgt voor duidelijkheid over aansprakelijkheid. Dit is van belang bij calamiteiten en conflicten. In het contract van de beroepskracht moet vermeld staan dat de eindverantwoordelijkheid bij het werken met vrijwilligers bij hen ligt. Dit zorgt voor bescherming van de vrijwilliger en de cliënt en verschaft verheldering in de taken, bevoegdheden en bekwaamheden van zowel vrijwilliger als beroepskracht.
  • Een duidelijk onderscheid tussen betaald en onbetaald werk geeft antwoorden op het vraagstuk van arbeidsverdringing, waarbij vrijwilligers niet de plek mogen innemen van beroepskrachten. Met name in situaties en organisaties waarbij er sprake is van schuivende taken (bijvoorbeeld taken die vroeger door vrijwilligers gedaan werden, daarna zijn geprofessionaliseerd en nu onder invloed van bezuinigingen weer naar vrijwilligers gaan) is het belangrijk om helder te beschrijven waar het onderscheid ligt en waarom dat zo is. In organisaties waarbij dit speelt moeten alle partijen op de hoogte gebracht worden van het bestaan van het meldpunt werkverdringing.

 

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersovereenkomst; functieomschrijving beroepskrachten; passage in vrijwilligersbeleid; passage in personeelsbeleid

 

A 5. Binnen onze organisatie zijn er algemeen geldende rechten en plichten voor vrijwilligers

Het goed regelen en vastleggen van rechten en plichten voor vrijwilligers is van belang voor duidelijke wederzijdse verwachtingen, heldere communicatie en het voorkomen van misverstanden. De organisatie maakt duidelijk wat zij van een vrijwilliger verwacht en wat de vrijwilliger mag verwachten van de organisatie. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over privacy, beschikbaarheid, contactregels voor het werken met cliënten, vergoedingen, deskundigheidsbevordering, verzekeringen, huisreglement, gedragsregels, vrijwilligerscontract, medezeggenschap, etc. De rechten en plichten zijn altijd opgenomen in de vrijwilligersovereenkomst en staan beschreven in het vrijwilligersbeleid.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Statuten; huishoudelijk reglement; vrijwilligersbeleid; vrijwilligersovereenkomst; handboek; folders

 

 

Onderdeel C (verrichten)


23.C. Van nieuwe vrijwilligers is bekend wat hun motieven en beschikbaarheid zijn

Nieuwe vrijwilligers hebben een bepaalde motivatie om het vrijwilligerswerk te gaan doen, en hebben maar beperkt tijd beschikbaar. Om te voorkomen dat de organisatie de nieuwe vrijwilliger demotiveert, is het belangrijk om aan te sluiten bij de motivatie en beschikbaarheid van de vrijwilliger. Hiervoor is het nodig dat de organisatie in de procedure van werving, intake en plaatsing de motieven en beschikbaarheid in beeld brengt en registreert.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Intakeformulier; inschrijfformulier; passage in vrijwilligersbeleid; registratiesysteem; correspondentie met nieuwe vrijwilligers


24.C. Van nieuwe vrijwilligers is bekend wat hun kennis en vaardigheden zijn

Nieuwe vrijwilligers hebben specifieke kennis en vaardigheden, die in het vrijwilligerswerk ingezet kunnen worden. Om te voorkomen dat de organisatie de nieuwe vrijwilliger demotiveert én om te voorkomen dat de organisatie kennis en vaardigheden onvoldoende inzet en benut, is het belangrijk om de kennis en vaardigheden van nieuwe vrijwilligers in beeld te brengen en te registeren. De organisatie moet dit tijdens de procedure van werving, intake en plaatsing regelen. Dit kan zij bijvoorbeeld doen door hier vragen over op te nemen in het intakeformulier en dit te registreren in hun vrijwilligersadministratie.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Intakeformulier; inschrijfformulier; passage in vrijwilligersbeleid; registratiesysteem; correspondentie met vrijwilligers


25.C. Elke nieuwe vrijwilliger krijgt een contactpersoon binnen de organisatie

Nieuwe vrijwilligers moeten de organisatie leren kennen en zich een plek verwerven. Hiervoor helpt het als de nieuwe vrijwilliger een contactpersoon krijgt toegewezen bij binnenkomst. De contactpersoon voert een kennismakingsgesprek met de vrijwilliger en is voor de vrijwilliger vraagbaak en aanspreekpunt in de organisatie. Vice versa kan de contactpersoon het communicatiekanaal zijn voor de organisatie als het zaken met de vrijwilliger wil bespreken. De contactpersoon kent de organisatie en kan de vrijwilliger hierin wegwijzen en ondersteunen. Met de inzet van een contactpersoon vergroot de organisatie de kans dat een nieuwe vrijwilliger zich bindt aan de organisatie en niet voortijdig afhaakt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Communicatiestructuur; Profiel Contactpersonen voor vrijwilligers; Bereikbaarheid contactpersoon

 
26.C. Nieuwe vrijwilligers worden opgevangen, ingewerkt en vertrouwd gemaakt met de organisatie

Nieuwe vrijwilligers zijn niet bekend met hoe de organisatie werkt en in elkaar zit, welke taken zij gaan of kunnen doen en hoe die taken uitgevoerd moeten worden. Om de vrijwilliger te helpen om de weg te vinden in de organisatie en bekwaam te worden in de werkzaamheden is er kennisoverdracht, instructie en begeleiding nodig. Goed inwerken en vertrouwd maken legt de basis van duurzame en kwalitatief goede inzet van de vrijwilliger. Met goede informatie en instructie in direct contact werkt de organisatie aan tevreden en competente vrijwilligers.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Inwerkplan met aandachtspunten wat er bij het inwerken aan de orde komt; passage in vrijwilligershandboek of vrijwilligersbeleid

 
27.C. Er is begeleiding voor de vrijwilligers bij de uitvoering van hun taken

Na de eerste inwerkperiode met instructies zijn vrijwilligers niet altijd meteen helemaal bekwaam voor hun taak (of worden dan ook nooit). Deze vrijwilligers hebben langer of zelfs permanent een vorm van begeleiding nodig om goed te kunnen functioneren. Dat kan in de vorm van ‘coaching on the job’ zijn, maar bijvoorbeeld ook in de vorm van een maandelijks gesprek tussen de begeleider of leidinggevende en de vrijwilliger. De vorm, inhoud en frequentie van de begeleiding moet afgestemd zijn om de vrijwilliger en de eisen die de taak stelt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; vrijwilligersovereenkomst; functieomschrijving begeleiders; verslagen van evaluatiegesprekken met vrijwilligers; verslagen van vergaderingen en gesprekken met team en/of vrijwilligers

 
28.C. Met de vrijwilligers worden afspraken gemaakt over de doelen en resultaten van hun inzet

Vrijwilligerswerk leidt tot concrete activiteiten, diensten en producten. Wil een vrijwilliger goed zijn/haar werk kunnen doen, dan moet hij/zij weten welke doelen en resultaten behaald moeten worden. De organisatie doet er goed aan gewenste doelen en resultaten met vrijwilligers te bespreken en hier afspraken over te maken en vast te leggen. Afspraken maken over doelen en resultaten is niet alleen nuttig met startende of tijdelijke vrijwilligers, maar ook met ‘vaste’ vrijwilligers die bijvoorbeeld andere taken gaan doen of andere uren gaan werken.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Vrijwilligersovereenkomst; functieomschrijving; intakeverslag; verslag van evaluatiegesprek; correspondentie met vrijwilligers


29.C. Vrijwilligers worden ingelicht over voor hen relevante omgangsregels

Vrijwilligers moeten weten op wat voor manier ze zich horen te gedragen (in specifieke situaties en/of met specifieke mensen). Dat kan gelden voor de omgang tussen vrijwilligers onderling, tussen vrijwilligers en beroepskrachten en tussen vrijwilligers en cliënten/klanten/bezoekers/bewoners/etc. Met name bij vrijwilligerstaken waarbij veel contact is tussen vrijwilligers en potentieel kwetsbare cliënten (bijvoorbeeld kinderen, ouderen, mensen met een handicap, dieren) is het van groot belang dat de organisatie vrijwilligers op een goede manier inlicht over omgangsregels.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in handboek voor vrijwilligers; passage in vrijwilligersfolder; Huishoudelijk reglement; huisregels; regeling of protocol ongewenst gedrag; verslag van vrijwilligersoverleg waarin omgangsregels aan de orde zijn geweest; inwerkprotocol; correspondentie met vrijwilligers


30.C. Vrijwilligers worden aangesproken op ongewenst gedrag

Ongewenst gedrag betekent het niet naleven van de eerdergenoemde omgangsregels, of gedrag dat algemeen geldend als ongewenst wordt gezien (bijvoorbeeld diefstal of brandstichting). Vrijwilligers die ongewenst gedrag vertonen, moeten daar op aangesproken worden. De organisatie moet regelen, vastleggen en communiceren op welke wijze en door wie vrijwilligers worden aangesproken op ongewenst gedrag (en wat de eventuele maatregelen en sancties zijn). Het is aan te raden om schriftelijk vast te leggen (en te delen met de betreffende vrijwilliger) om welke reden de vrijwilliger is aangesproken, hoe het gesprek is verlopen en welke afspraken er zijn gemaakt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligers handboek; vrijwilligersovereenkomst; correspondentie over ongewenst gedrag met vrijwilliger; verslag van correctiegesprek; verslag van slecht-nieuwsgesprek; verslag van exitgesprek; correspondentie met vrijwilligers


31.C. Vrijwilligers krijgen informatie die van belang is voor de uitvoering van hun taken

Het is van belang dat vrijwilligers goed geïnformeerd worden, zodat zij hun taken naar behoren kunnen uitvoeren. Dit bevordert de deskundigheid en betrokkenheid, en geeft duidelijkheid over de eisen van hun taak. In het vrijwilligersbeleid moet opgenomen zijn over welke zaken en op welke wijze de organisatie de vrijwilliger informeert. In de praktijk van alledag moet de organisatie communicatiekanalen zoals een prikbord, een evaluatiegesprek of intranet inzetten om de vrijwilliger te informeren.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Inwerkprogramma; verslagen van intake- en evaluatiegesprekken; passage in vrijwilligersbeleid; intranet; nieuwsbrief; contactpersonen; social media; geactualiseerd vrijwilligerscontract; correspondentie met vrijwilligers

 
32.C. Begeleiders/leidinggevenden beschikken over kennis en vaardigheden om vrijwilligers te motiveren en ondersteunen

Om vrijwilligers te ondersteunen moeten begeleiders en leidinggevenden uitgerust zijn met relevante kennis en vaardigheden. Zo moet een begeleider of leidinggevende zicht hebben op de motieven en competenties van vrijwilligers, in staat zijn vrijwilligers te begeleiden volgens de individuele behoeften en te ondersteunen bij specifieke vragen. Hiervoor zijn gespreks- en coachingsvaardigheden nodig, maar kunnen ook specifieke kennis en vaardigheden op het gebied van vrijwilligersmanagement gevraagd zijn. De organisatie kan in haar personeelsbeleid sturen op deze competenties, bijvoorbeeld in het functieprofiel, maar ook in scholingsactiviteiten en tijdens vergaderingen.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Certificaten en verslagen van relevante opleidingen en cursussen; een tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers; verslagen van evaluatiegesprekken; functie-eisen in het functieprofiel


33.C. Vrijwilligers krijgen relevante informatie over de algehele organisatie

Vrijwilligers hebben behoefte aan duidelijke informatie over de organisatie bij het begin van hun werkzaamheden, maar willen uiteraard ook op de hoogte gehouden worden van eventuele veranderingen. Zo creëer je duidelijke verwachtingen en dat komt alleen maar de duurzaamheid ten goede. Communicatie over de organisatie kan bijvoorbeeld tijdens het intakegesprek of een evaluatiegesprek, via contactpersonen, nieuwsbrieven, teamvergaderingen, etc.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van intakegesprek/evaluatiegesprek; nieuwsbrief; intranet; personeelsblad/ledenblad; passage in vrijwilligersbeleid; correspondentie met vrijwilligers


34.C. Vrijwilligers hebben inspraak in de invulling van hun taken en werkomstandigheden

Vrijwilligers nemen hun eigen kwaliteiten, ambities en ideeën mee. Voor de organisatie en voor de vrijwilliger is het goed om hier oog en oor voor te hebben. Ruimte bieden voor inspraak zorgt er voor dat vrijwilligers zich meer erkend en serieus genomen voelen en zich daardoor eerder een onderdeel van de organisatie voelen. Bovendien helpt het bij het verbeteren van de taakuitvoering en werkomstandigheden. De organisatie kan inspraak procedureel vormgeven (bijvoorbeeld via een enquête of vrijwilligersraad), maar ook heel informeel (bijvoorbeeld tijdens de koffiepauze) en via alle mogelijke tussenvormen (bijvoorbeeld tijdens een evaluatiegesprek).

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van werk/teamoverleg; verslagen van functioneringsgesprek/evaluatiegesprek; vrijwilligerscontract; besluitvormingsprocedures; passage in beleidsplan organisatie

 
35.C. Onze organisatie heeft oog voor de diversiteit van vrijwilligers (verschillen in leeftijd, geslacht, opleidingsniveau, etniciteit e.d.)

Veel organisaties waar vrijwilligers werken hebben een maatschappelijke functie, zoals bijvoorbeeld een ziekenhuis of een toneelvereniging. Het is voor de aansluiting met ‘de achterban’ (cliënten, leden, bezoekers, etc.) goed als de vrijwilligers een afspiegeling zijn van deze achterban. Voor een organisatie als een ziekenhuis betekent dit waarschijnlijk een grotere diversiteit dan bij bijvoorbeeld een toneelvereniging. Diversiteit zorgt voor een grotere herkenbaarheid en toegankelijkheid, helpt bij flexibiliteit in beschikbaarheid van vrijwilligers, brengt meer competenties in de organisatie en helpt het bij het werven van nieuwe vrijwilligers.

In het vrijwilligersbeleid en in de wijze waarop vrijwilligers geworven, begeleidt, ingezet en gewaardeerd worden kan de organisatie werk maken van diversiteit. Bijvoorbeeld door maatregelen te nemen om toegankelijk te zijn voor mensen met een beperking, door informatie toegankelijk te maken voor anderstaligen of laaggeletterden, of door vrijwilligers flexibel op maat in te roosteren.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in organisatiebeleidsplan; passage in vrijwilligersbeleid; vrijwilligersovereenkomst; overzicht van vrijwilligersbestand; wervingsfolder; wervingsbeleid; rooster; afspraken vastgelegd in verslag van evaluatiegesprek


36.C. Vrijwilligers krijgen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen (en hun betrokkenheid wordt gestimuleerd)

Vrijwilligers die verantwoordelijkheid willen en kunnen dragen -op welk niveau dan ook- functioneren beter als ze daartoe de ruimte krijgen. Eigen verantwoordelijkheid stimuleert de betrokkenheid en helpt daarmee bij het behoud van vrijwilligers. De organisatie doet er goed aan om -binnen de kaders van het organisatiebeleid en de taak van de vrijwilliger- vrijwilligers te stimuleren om eigen verantwoordelijkheid te nemen. Dit stimuleren gaat over het algemeen het best in een persoonlijk gesprek (bijvoorbeeld tijdens een evaluatiegesprek), maar kan ook uitgedragen worden tijdens bijvoorbeeld een teamvergadering.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van werk/teamoverleg; verslagen van functioneringsgesprek/ontwikkelingsgesprek; correspondentie met vrijwilligers


37.C. Onze organisatie stemt haar vorm van waardering en beloning af op de wensen en behoeften van vrijwilligers

Waardering is voor iedereen van belang -of je nu vrijwilliger bent of niet- maar vraagt om maatwerk. Wat voor de één een feest is, is voor de ander een straf. Wat voor de ene taak passend is, is voor de andere taak te veel of te weinig. Waardering en beloning op maat laat zien dat vrijwilligers en het werk dat zij doen belangrijk is en inhoud heeft. Het zorgt voor meer tevreden vrijwilligers, die zich gewaardeerd voelen en wellicht langer aan de organisatie verbonden blijven.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van evaluatiegesprekken; uitnodigingen voor deskundigheidsbevordering en personeelsbijeenkomsten; enquête waaruit blijkt dat naar een passende vorm van waardering gevraagd wordt; regeling van onkosten- of vrijwilligersvergoedingen; nieuwsbrieven, voordrachten voor vrijwilligersprijzen en lintjes; correspondentie met vrijwilligers

 
38.C. De vrijwilliger krijgt voor aanvang van de werkzaamheden een veiligheidsinstructie

Vrijwilligerswerk kan risico’s met zich meebrengen. Te denken valt aan werken met gereedschappen, in aanraking kunnen komen met gevaarlijke stoffen, risicovolle situaties met cliënten/bezoekers, etc. Organisaties moeten ervoor zorgen dat de vrijwilliger een veilige werkplek heeft, niet in de laatste plaats omdat vrijwilligerswerk voor de Arbowet ‘gewoon’ werk is. Dit vraagt van de organisatie dat zij voor aanvang van de werkzaamheden aan de vrijwilliger een veiligheidsinstructie geeft.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Inwerkprogramma; documenten Arbobeleid; risico-inventarisatie; veiligheidsinstructies; vrijwilligerscontract; vrijwilligersbrochure; passage in vrijwilligersbeleid; functieomschrijving


39.C. Onze organisatie informeert vrijwilligers over de regels op het gebied van belastingen en sociale wetgeving rondom vrijwilligerswerk (bijvoorbeeld onkostenvergoedingen, werken met behoud van een uitkering, etc.)

Het doen van vrijwilligerswerk kan juridische, fiscale of financiële aspecten hebben. Denk aan het behoud van een uitkering of de maximale vergoeding die een vrijwilliger belastingvrij mag krijgen. De organisatie moet de vrijwilligers over deze aspecten informeren om te voorkomen dat het doen van vrijwilligerswerk een conflict oplevert met het ‘inkomen’ van iemand of met de plicht om ‘beschikbaar te zijn voor betaald werk’. Informeren van vrijwilligers kan daarbij positief ingezet worden, bijvoorbeeld door vrijwilligerswerk aan te bieden als een opstap tot betaald werk.  

Goed informeren vraagt van de organisatie dat zij haar kennis voortdurend actualiseert omdat wet- en regelgeving regelmatig verandert.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; passage in vrijwilligershandboek; informatie op intranet; verslagen van vrijwilligersbijeenkomsten; vragen in het intakeformulier; folder over ‘regelzaken’; vergoedingenbeleid; (optioneel) het hebben van een ANBI-status; correspondentie met vrijwilligers


40.C. Onze organisatie biedt vrijwilligers de mogelijkheid hun kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen

Vrijwilligerswerk vraagt specifieke kennis en vaardigheden en biedt vrijwilligers de mogelijkheid om dingen te leren. Organisaties kunnen werk maken van leermogelijkheden, bijvoorbeeld door vrijwilligers te coachen, te koppelen aan ervaren collega’s, verschillende soorten werk aan te bieden, cursussen aan te bieden, etc. Het bieden van leermogelijkheden helpt de vrijwilliger bij het vergroten van zijn mogelijkheden en kan ertoe bijdragen dat de motivatie van de vrijwilliger wordt versterkt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Scholingsbeleid; informatie over trainingen en cursussen; verslagen van evaluatiegesprekken; verslagen van teamvergaderingen; correspondentie met vrijwilligers; correspondentie met vrijwilligers

 
41.C. Onze organisatie is op de hoogte van eventueel veranderende tevredenheid, wensen en mogelijkheden van vrijwilligers

Om vrijwilligers zo goed en prettig mogelijk in te zetten én aan je organisatie te binden, moet de organisatie voortdurend inspelen op de individuele wensen en behoeften van de vrijwilliger. Is de vrijwilliger nog steeds tevreden over zijn/haar vrijwilligerswerk? Zijn er persoonlijke omstandigheden en/of wensen die van invloed kunnen zijn op het werk van de vrijwilliger? In gesprekken met vrijwilligers moeten deze vragen een plek hebben, en bevindingen en eventueel gemaakte afspraken moeten worden vastgelegd.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Intakeformulier; evaluatieformulier; verslagen van evaluatiegesprekken; correspondentie met vrijwilligers


42.C. Onze organisatie speelt in op de veranderde wensen en mogelijkheden van vrijwilligers

In stelling C19 is aan bod geweest, dat het goed is als de organisatie op de hoogte is en blijft van eventueel veranderende tevredenheid, wensen en mogelijkheden van vrijwilligers. Stelling C20 gaat hierop verder, namelijk: zorgt de organisatie voor bijvoorbeeld andere taken, andere werktijden of andere vormen van begeleiding als wensen en mogelijkheden van vrijwilligers daadwerkelijk veranderd zijn? In de taken en begeleiding van vrijwilligers moeten nieuw gemaakte afspraken worden waargemaakt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van evaluatiegesprekken; (aangepaste) afspraken met vrijwilligers; correspondentie met vrijwilligers


43.C. Vrijwilligers worden ondersteund bij het verbeteren van hun prestaties

Bij het begeleiden van vrijwilligers is het niet alleen van belang dat de vrijwilligers tevreden zijn, het is ook van belang dat zij goede prestaties kunnen leveren, dat zij hun werkzaamheden op goed niveau kunnen uitvoeren. Dat betekent niet alleen ondersteunen op de relatie en motivatie, maar ook op de taak. De organisatie moet in beeld brengen hoe de vrijwilliger functioneert en wat hem of haar kan helpen om beter te functioneren. Op basis daarvan kan de organisatie ondersteuning bieden, bijvoorbeeld in de vorm van een cursus, coaching on the job, meelopen met een ervaren collega, etc.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid en/of -handboek; verslagen van evaluatiegesprekken; informatie over workshops, intervisie; scholingsplan; correspondentie met vrijwilligers


44.C. Begeleiders/leidinggevenden kunnen door bijvoorbeeld cursussen hun kennis en vaardigheden ten aanzien van het werken met vrijwilligers vergroten

Leiding of begeleiding geven aan vrijwilligers vraagt specifieke kennis en kunde. Goed opgeleide begeleiders zijn van grote meerwaarde voor de organisatie en voor het functioneren van de vrijwilligers. Trainingen en workshops, maar ook bijvoorbeeld intervisie en werkoverleg geven leidinggevenden, coördinatoren en begeleiders inzicht in het eigen functioneren en helpen bij een doelgerichte aanpak op maat van de vrijwilliger. Trainingen en workshops kunnen heel specifiek over vrijwilligersmanagement gaan, maar bijvoorbeeld ook over gesprekstechnieken, coaching of situationeel leidinggeven.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Uitnodigingen voor workshops/trainingen; evaluatieverslagen van workshops/trainingen; certificaten en diploma’s van workshops/trainingen; scholingsbeleid; verslagen van werkgroepen, intervisiegroepen en teams; verslagen van functionerings- en doelstellingsgesprekken;

 

45.C. Onze organisatie houdt bij hoeveel vrijwilligers (voor welke werkzaamheden) vertrekken

In de registratie van vrijwilligers kan de organisatie bijhouden hoeveel vrijwilligers er vertrekken, indien gewenst uitgesplitst naar verschillende werkzaamheden. Hiermee houdt de organisatie zicht op de bezetting en krijgt informatie over het verloop en de eventuele wenselijkheid om te gaan werven. Mocht blijken dat voor specifieke taken het verloop hoger is dan voor andere taken, dan kan de organisatie daar in het vrijwilligersbeleid werk van maken. Bijvoorbeeld door te gaan werven op specifieke competenties en beschikbaarheid, of door het aantrekkelijker maken van de werkzaamheden of het splitsen van taken.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in het vrijwilligersbeleid; uitdraai vrijwilligersregistratie; exitformulieren; verslagen van exitgesprekken

 
46.C. Bij vertrek van de vrijwilligers is de overdracht van taken en verantwoordelijkheden geregeld

Vrijwilligers voeren in veel gevallen werkzaamheden uit die door moeten gaan na het vertrek van een vrijwilliger. Om dit goed te regelen moet de organisatie (waar mogelijk samen met de vrijwilliger) in beeld brengen wat de vrijwilliger allemaal doet. Op basis daarvan kan de organisatie een overdracht van taken en verantwoordelijkheden organiseren, naar andere vrijwilligers of naar beroepskrachten. Dit is belangrijk voor een goede voortgang van de vrijwilligerswerkzaamheden en het is een goede afsluiting voor de vrijwilliger die vertrekt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid en -handboek; overdrachtsverslagen; verslagen van exitgesprekken; checklist; correspondentie met vrijwilligers


47.C. Onze organisatie kent de redenen van vertrek van vrijwilligers

Er kunnen veel redenen zijn waarom een vrijwilliger vertrekt bij een organisatie. Dit kunnen redenen zijn bij de vrijwilliger zelf zoals een verhuizing, gezondheid of (veranderende) motivaties, maar ook redenen in de organisatie zoals onvoldoende of niet aansluitende begeleiding, ontbreken van passende werkzaamheden of een slechte werksfeer. De organisatie doet er goed aan om beide kanten in beeld te brengen bij het vertrek van de vrijwilliger. Dit doet recht aan de vrijwilliger en kan de organisatie inzicht geven in wat goed en minder goed gaat in de organisatie. Op basis van deze informatie kan de organisatie verbeteringen doorvoeren.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid en/of -handboek; verslagen van evaluatiegesprekken; exit formulier; verslagen van exitgesprekken; correspondentie met vrijwilligers


48.C. Onze organisatie vraagt vertrekkende vrijwilligers om feedback

Wanneer een vrijwilliger het vrijwilligerswerk beëindigt, kan hem/haar gevraagd worden hoe hij/zij het vrijwilligerswerk ervaarde, of hij/zij nog tips heeft voor de organisatie, etc. Dit kan tijdens een exitgesprek en door middel van een exit formulier. Dit doet recht aan de vrijwilliger en kan de organisatie inzicht geven in wat goed en minder goed gaat in de organisatie. Op basis van deze informatie kan de organisatie verbeteringen doorvoeren.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid en/of -handboek; exit formulier; verslagen van exitgesprekken; correspondentie met vrijwilligers


49.C. Vrijwilligers die vertrekken kunnen een getuigschrift of certificaat krijgen

Een vrijwilliger die vertrekt kan baat hebben bij een getuigschrift of certificaat. Hiermee kan hij/zij aan ‘de buitenwereld’ laten zien wat hij/zij gepresteerd en geleerd heeft tijdens het vrijwilligerswerk. Dit is een vorm van beloning, en kan van nut zijn bij bijvoorbeeld solliciteren of richting een uitkeringsinstantie. De organisatie kan in het getuigschrift of certificaat verklaren wat de vrijwilliger gedaan heeft, welke periode en welke uren de vrijwilliger gewerkt heeft, welke competenties hij/zij heeft ontwikkeld en dat hij/zij naar behoren gefunctioneerd heeft.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; beloningsbeleid; EVC-formulieren; getuigschriften; certificaten; verslagen van evaluatie- of exitgesprekken
 

Onderdeel D (herinrichten)

 

50.D. De werving, selectie en introductie van vrijwilligers worden geëvalueerd

Werving, selectie en introductie van vrijwilligers is bedoeld om de juiste vrijwilliger op de juiste plaats te krijgen en om te zorgen dat vrijwilligers weten wat er van hen verlangd wordt. De organisatie doet er goed aan om periodiek te evalueren of dit proces goed verloopt. In deze evaluatie brengt de organisatie in beeld of het beleid leidt tot de werving van voldoende competente vrijwilligers, of de plaatsing van vrijwilligers succesvol verloopt, of vrijwilligers hun taak naar behoren kunnen uitvoeren, hoeveel vrijwilliger blijven dan wel afhaken na de introductieperiode, etc. Op basis van de resultaten van deze evaluatie kan de organisatie haar beleid van werving, selectie en introductie desgewenst aanpassen.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Wervingsplan; meerjarenstrategie en/of jaarplan; aangepaste functieomschrijvingen; verslagen van de evaluatie; verslagen van evaluatiegesprekken


51.D. De organisatie evalueert het resultaat van het werk van de vrijwilligers

Vrijwilligerswerk is niet alleen waardevol voor de vrijwilligers, maar ook waardevol voor de organisatie. Vrijwilligerswerk moet een bijdrage leveren aan de organisatiedoelen en die bijdrage kan meer of minder goed zijn. Om het resultaat van het werk van vrijwilligers in beeld te brengen, zal de organisatie dit moeten onderzoeken. Dit kan met de vrijwilligers zelf, maar ook door klanten, teamleiders, deelnemers, etc. te bevragen over hoe zij het resultaat van het werk van vrijwilligers ervaren. Bevragen kan in de vorm van bijvoorbeeld een klant-tevredenheidsonderzoek, tijdens teamoverleggen of door middel van een enquête onder begeleiders en leidinggevenden. Ook kan de organisatie het economische resultaat van het werk van vrijwilligers in beeld brengen. In het organisatiebeleid of vrijwilligersbeleid kan de organisatie vastleggen waarover en op welke wijze het werk van vrijwilligers wordt besproken en geëvalueerd, en wat er met de resultaten gebeurt.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Jaarverslag, verslag teamoverleg; verslagen van evaluatiegesprekken (met vrijwilligers, begeleiders en leidinggevende, klanten, etc.); kosten-baten model zoals VIVA-methode.


52.D. De tevredenheid van vrijwilligers wordt onderzocht

Vrijwilligers kunnen positieve maar ook negatieve dingen ervaren in het vrijwilligerswerk. Dit kan komen door de werkzaamheden, de mensen, de positie in de organisatie, de begeleiding, het beloningsbeleid, etc. Tevreden vrijwilligers zullen over het algemeen beter functioneren en langer bij de organisatie willen blijven dan ontevreden vrijwilligers. Bovendien maken tevreden vrijwilligers reclame voor de organisatie, waarmee de organisatie aantrekkelijker wordt voor mogelijke nieuwe vrijwilligers. De organisatie doet er daarom goed aan periodiek te onderzoeken hoe het met de tevredenheid van de vrijwilligers is gesteld. Dit kan de organisatie bijvoorbeeld doen in evaluatiegesprekken met vrijwilligers, tijdens bijeenkomsten met vrijwilligers, via een enquête of via een VTO (vrijwilligers tevredenheidsonderzoek). De resultaten van deze onderzoeken moeten worden vastgelegd en worden vertaald naar eventuele verbeterplannen en -acties.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Passage in vrijwilligersbeleid; vrijwilligers tevredenheidsonderzoek; verslagen van evaluatiegesprekken; verslagen van vrijwilligersbijeenkomsten; enquête; correspondentie met vrijwilligers


53.D. De tevredenheid van beroepskrachten over het werken met vrijwilligers wordt onderzocht

In veel organisaties werken beroepskrachten samen met vrijwilligers, alsof het onbetaalde collega’s zijn. Deze beroepskrachten kunnen tevreden maar ook ontevreden zijn over het werken met vrijwilligers, bijvoorbeeld over de kwaliteit van het geleverde werk, de inzetbaarheid van de vrijwilligers of de begeleiding die vrijwilligers nodig hebben. Het is van belang om te onderzoeken hoe de beroepskrachten het werken met vrijwilligers ervaren, om de samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers zo goed mogelijk te kunnen regelen. Dit kan bijvoorbeeld onderzocht worden in functioneringsgesprekken of in teamoverleg, maar ook door middel van een enquête of uitgebreider onderzoek. De resultaten hiervan moeten worden vastgelegd en desgewenst leiden tot verbeterplannen of acties.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van functioneringsgesprekken; enquêtes; onderzoeksverslagen; personeel tevredenheidsonderzoek; verslagen van de MR of OR; correspondentie met beroepskrachten


54.D. De tevredenheid van klanten/leden/deelnemers die te maken hebben met vrijwilligers wordt onderzocht

In veel organisaties werken vrijwilligers ten dienste van klanten, leden of deelnemers. Deze kunnen tevreden maar ook ontevreden zijn over het werk van de vrijwilligers, bijvoorbeeld over de kwaliteit van het geleverde werk, de manier van communiceren, de klantgerichtheid, etc. Het is van belang om te onderzoeken hoe de klanten, leden en deelnemers het werk van de vrijwilligers ervaren, om in beeld te krijgen wat goed gaat en wat om verbetering vraagt. Dit kan bijvoorbeeld onderzocht worden door middel van een enquête, een ranking tool op de website of een tevredenheidsmeting. De resultaten hiervan moeten worden vastgelegd en desgewenst leiden tot verbeterplannen of acties, op het niveau van individuele vrijwilligers of voor vrijwilligers van de organisatie in het algemeen.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslag van enquête; ranking tool op de website; tevredenheidsmeting onder klanten, leden en deelnemers; verslagen van evaluatiegesprekken met vrijwilligers; correspondentie met vrijwilligers; correspondentie met klanten, leden en deelnemers


55.D. De organisatie evalueert het contact tussen de vrijwilligers en de samenwerkingspartners

Als vrijwilligers contact hebben of samenwerken met samenwerkingspartners (gemeentes, financiers, bedrijven, verenigingen en stichtingen), dan is het van belang om te evalueren hoe dit contact verloopt. Is men over en weer tevreden over de communicatie, over de samenwerking, over de dienstverlening? Zijn vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd? En: wat kunnen we verbeteren? Het is van belang dat de uitkomsten van een evaluatie vastgelegd worden en indien nodig leiden tot een verbeterplan/verbeteracties.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Verslagen van evaluaties; verbeterplannen; samenwerkingsafspraken en contracten; prestatieafspraken.


56.D. Vrijwilligers worden betrokken bij het opsporen van verbeterpunten en uitvoeren van verbeteracties in het vrijwilligersbeleid

Vrijwilligers zijn de mensen die in de organisatie het meest direct voelen hoe het vrijwilligersbeleid in de praktijk functioneert. De organisatie kan de kennis, kunde, visies en opvattingen van vrijwilligers gebruiken om zaken in het vrijwilligersbeleid te verbeteren. Dit kan door vrijwilligers uit te dagen om verbeterpunten te signaleren en aan te dragen, door vrijwilligers mee te laten denken over oplossingen en door vrijwilligers mee te laten werken aan verbeteracties. De organisatie kan in haar vrijwilligersbeleid vastleggen over welke zaken (van heel beleidsmatig over de visie tot heel praktisch over vergoedingen) en op welke manier (bijvoorbeeld via een Goed Geregeld traject, een enquête, tijdens een bijeenkomst of in evaluatiegesprekken) vrijwilligers worden betrokken bij verbeteringen van het vrijwilligersbeleid.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Goed Geregeld traject; Vrijwilligersbeleid; Uitkomsten evaluaties; VTO; verslaglegging monitoring/evaluatie; verbeterplan met betrekking tot (een onderdeel van) het vrijwilligersbeleid; enquêtes.

 

57.D. Vrijwilligers worden betrokken bij het opsporen van verbeterpunten en uitvoeren van verbeteracties in de organisatie

Vrijwilligers hebben meestal van meer dingen verstand dan alleen van hun werkzaamheden en nemen hun eigen kennis en kunde mee, hun eigen visies en opvattingen. De organisatie kan de kennis, kunde, visies en opvattingen van vrijwilligers gebruiken om zaken in de organisatie te verbeteren. Dit kan door vrijwilligers uit te dagen om verbeterpunten te signaleren en aan te dragen, door vrijwilligers mee te laten denken over oplossingen en door vrijwilligers mee te laten werken aan verbeteracties. De organisatie kan in haar organisatiebeleid vastleggen over welke zaken en op welke manier vrijwilligers worden betrokken bij verbeteringen in de organisatie.

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Beleidsplan; plan van aanpak voor beleidsontwikkeling; verslagen van (vrijwilligers)vergaderingen; verslagen van evaluatiegesprekken; correspondentie met vrijwilligers


58.D. Onze organisatie speelt in op maatschappelijke ontwikkelingen en mogelijkheden die verband houden met vrijwilligerswerk

In de maatschappij zijn voortdurend ontwikkelingen gaande die van invloed zijn op het vrijwilligerswerk in de organisatie. Denk aan nieuw overheidsbeleid, ontwikkelingen bij andere organisaties in de directe omgeving of veranderingen in de wijze waarop mensen zich in het algemeen vrijwillig willen inzetten.

Een vrijwilligersorganisatie zal aandacht moeten hebben voor deze ontwikkelingen, omdat zij anders op termijn de aansluiting met de maatschappij en met vrijwilligers kwijt raakt. De organisatie wordt dan minder aantrekkelijk voor nieuwe vrijwilligers en kan uiteindelijk zelfs haar bestaansrecht verliezen. Aandacht voor veranderingen betekent dat het beleid periodiek wordt geactualiseerd en dat er in de praktijk van alledag nieuwe manieren van werken worden ingezet. Denk aan bijvoorbeeld nieuwe activiteiten, nieuwe vormen van medezeggenschap of nieuwe communicatiekanalen. Met nieuw beleid en nieuwe werkwijzen kan de organisatie ervoor zorgen dat zij blijvend relevant is voor vrijwilligers (en natuurlijk ook voor bijvoorbeeld financiers en samenwerkingspartners).

Aan welk bewijsmateriaal kan je bij deze stelling denken:

Meerjarenstrategie; jaarplan; passages in actueel vrijwilligersbeleid; up-to-date versies van materialen zoals intakeformulieren wervingsfolder, etc.; informatie over missie, visie en beleid op website of in communicatiemiddelen zoals nieuwsbrieven.


59.D. Onze organisatie laat ‘de buitenwereld’ zien dat zij trots is op haar vrijwilligers(werk)

Vrijwilligerswerk is gratis maar niet voor niets. Vrijwilligers willen voelen dat hun werk waardevol is en dat ze gewaardeerd worden door de organisatie. Een van de manieren waarop de organisatie dit kan doen, is het uitdragen naar buiten toe dat de organisatie trots is op haar vrijwilligers en trots is op het feit dat zij haar werk doet dankzij de inzet van vr