Voorkom fraude in vrijwilligersorganisaties

Fraude in vrijwilligersorganisaties komt niet heel vaak voor. Maar voor elke organisatie die met fraude wordt geconfronteerd, zijn de gevolgen enorm. Meestal is het de penningmeester die gelden heeft ontvreemd en moet er dus een nieuwe penningmeester worden gezocht. Lees het artikel van Maarten den Ouden, auteur van De Kascommissiegids.

Nederland telt zo’n 300.000 verenigingen en stichtingen en ook nog eens ruim 100.000 Verenigingen van Eigenaars. Er zijn dus ook ruim 400.000 penningmeesters actief in ons land. In dat licht bezien is het aantal gevallen van fraude door penningmeesters dat jaarlijks in de media verschijnt maar klein. Maar de gevolgen van fraude zijn enorm, zowel voor de organisatie als voor de penningmeester persoonlijk. Alle reden om aandacht te besteden aan het voorkómen van fraude.

In workshops voor penningmeesters en andere bestuurders stel ik vaak de volgende vraag: “Stel de penningmeester ontvreemdt morgen de helft van het aanwezige kasgeld en banktegoed. Bij wie van u zou dat binnen een maand worden ontdekt?”. Er gaan dan heel weinig vingers omhoog. In 95% van de verenigingen en stichtingen wordt een dergelijke fraude gewoon pas na (veel te) lange tijd ontdekt. Vaak is de schade dan al veel groter geworden dan bij het begin van de onregelmatigheden.

Recente voorbeelden

Een paar voorbeelden van fraudegevallen waarover in de maanden juni en juli in de media is gepubliceerd:

Vertrouwen is goed

Vertrouwen is goed, maar blind vertrouwen is onverstandig en onverantwoord. Voorheen motiveerden rechters nog wel eens opgelegde straffen met de opmerking dat de penningmeester (want in de meeste gevallen is de penningmeester de fraudeur) “misbruik van vertrouwen had gemaakt”. Steeds vaker zien we in rechterlijke uitspraken dat de straf juist beperkt wordt omdat de rechter vindt –en wat mij betreft geheel terecht- dat ook de andere bestuursleden een verwijt te maken valt. Bijvoorbeeld in het geval dat geen van de andere bestuursleden geïnteresseerd was in de financiën. Of in het geval dat een grote en langdurende fraude niet is opgemerkt ondanks jaarlijkse kascontroles, die blijkbaar dus niet goed zijn uitgevoerd.

Besturen is immers niet alleen maar vertrouwen geven, dát kan iedereen. Besturen is ook en vooral zorgen voor een goede organisatie. En zorgen voor een goede controle.

Uit de fraudegevallen wordt steeds weer duidelijk dat de interne organisatie van veel verenigingen en stichtingen heel zwak is. Zo zwak, dat het plegen van fraude zeer eenvoudig is en jarenlang onopgemerkt kan blijven.

Veel ondersteuningspunten voor vrijwilligersorganisaties geven cursussen aan bestuurders van vrijwilligersorganisaties. Voorzitters leren bij over vergader- en besluitvormingstechnieken, secretarissen leren beter agenderen, notuleren en corresponderen en penningmeesters worden bijgeschoold in belastingen. Maar in welke cursus wordt aan de bestuurders verteld dat ze gezamenlijk óók verantwoordelijk zijn voor een goede interne organisatie van de financiën van de vereniging of stichting? En als die interne organisatie van de financiën alleen maar inhoudt dat de penningmeester een pot met geld onder zich krijgt waarop verder niemand toezicht houdt en waaruit hij of zijn vrijelijk kan beschikken – is dat nou vertrouwen schenken of uitlokking?

Eenvoudige maatregelen om fraude te voorkomen

Het voorkomen van fraude (of in ieder geval: het binnen aanvaardbare tijd signaleren van fraude) is helemaal niet moeilijk. Elke vereniging of stichting kan enkele eenvoudige maatregelen treffen tegen fraude. Eén simpel voorbeeld daarvan is de volgende maatregel: Zorg dat een tweede bestuurslid het geldverkeer kan controleren. Als de organisatie gebruik maakt van elektronisch betalingsverkeer, moet behalve de penningmeester een tweede bestuurslid toegang hebben tot de raadpleegmogelijkheden via internet. Alleen de penningmeester beschikt over de voor het doen van betalingen benodigde autorisatiecodes, maar het tweede bestuurslid kan het saldo van de bankrekening en de mutaties raadplegen. Zo kan het tweede bestuurslid vreemde betalingen en geldopnamen direct signaleren. Van deze maatregel gaat natuurlijk ook een preventieve werking uit!

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Maarten den Ouden via info kascommissiegids.nl .

Over de auteur: drs. Maarten den Ouden is verenigingsman, bedrijfseconoom en registeraccountant. Hij is auteur van De Kascommissiegids (voor gewone verenigingen, ook goed bruikbaar voor stichtingen) en van De Kascommissiegids voor Verenigingen van Eigenaars.