Zelfroosterplatform voor vrijwilligers

19 juni 2013

Update 7 juli 2015: Er is een aparte stichting opgericht die vrijwilligersorganisaties helpt met zelfroosteren. Meer info over Vrijwilligers Digitaal is te vinden op www.vrijwilligersdigitaal.nl

Mailen kan ook op secretaris vrijwilligersdigitaal.nl

Initiatiefnemers Pieter Tjebbes en Jan Veurink willen samen met Vereniging NOV kijken of en hoe het zelfroosterplatform Ons Rooster voor een betaalbaar tarief beschikbaar kan komen voor maatschappelijke organisaties die met vrijwilligers werken. Per 1 oktober gaan drie leden van NOV een pilot starten met het zelfroosterplatform Ons Rooster.

Het roosterprobleem

U kent het vast wel. U werkt met vrijwilligers en werkt met tabelletjes, achterkanten van bierviltjes of Word-bestandjes met indelingen van diensten en beschikbaarheden. Met een beetje geluk zijn er Excel-lijstjes met mooie kleurtjes, maar meestal gaan er gewoon mails rond met de vraag wie wanneer kan. Degene die de planning doet heeft een systeem in het hoofd, maar het is lastig overdraagbaar. Ook is het vaak niet inzichtelijk voor de vrijwilligers en soms zijn er diensten niet ingevuld. Extra administratieve informatie kan er niet in of is niet up to date en de verwerking van rapportages (bijvoorbeeld gewerkte uren) kost heel veel tijd. Dat moet toch handiger kunnen, dachten Pieter Tjebbes (Holland Casino) en Jan Veurink (Intus).

De oplossing

Ons Rooster is een webbased zelfroosterplatform voor vrijwilligers. Zij kunnen zelf op een eenvoudige manier online aangeven op welke momenten zij wel of niet beschikbaar zijn voor bepaalde diensten of klussen. De planner kan de diensten eenvoudig toewijzen, daarbij rekening houdend met bepaalde expertise die nodig kan zijn voor de gevraagde diensten (bijvoorbeeld een EHBO-diploma). De planner kan in één oogopslag zien welke beschikbare vrijwilliger voldoet aan de gevraagde expertise. De vrijwilliger kan bovendien op een makkelijke manier diensten ruilen met anderen. Een mooie extra bijkomstigheid is dat, naast NAW-gegevens, ook allerlei managementinformatie beschikbaar is. Denk daarbij aan aantal gewerkte uren, geleverde ‘productie’, of aflopende (EHBO-)diploma’s. Kortom, het plannen van vrijwilligerswerk wordt een stuk eenvoudiger en minder tijdrovend.

De kracht van samenwerken

De kracht van dit verhaal is dat vrijwilligersorganisaties zich verenigen om dit platform succesvol te maken. Hoe meer organisaties zich aansluiten en hoe meer vrijwilligers gebruik maken van het platform hoe lager de jaarlijkse kosten voor elke deelnemende organisatie worden. Verder biedt een groter aantal leden meer mogelijkheden om kennis en ervaring met elkaar te delen, samen te werken en de resultaten te vergelijken en de kracht van vrijwilligerswerk te promoten. Dit platform zou ook andere softwarematige ondersteuning toegankelijk kunnen maken voor vrijwilligersorganisaties. Het maakt voor het platform niet uit wat voor type diensten of werkzaamheden de vrijwilligers doen. Natuurorganisaties kunnen gebruik maken van Ons Rooster, maar ook sportclubs, goede doelen of andere organisaties die met vrijwilligers werken.

Ik wil dat ook

Wilt u uw vrijwilligers ook makkelijker inplannen? Geef dan uw interesse aan bij Mark Molenaar, m.molenaar nov.nl. Gedurende en afhankelijk van de loop van de pilot krijgen we meer zicht op hoe andere leden van Vereniging NOV kunnen aanhaken.